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Individuelle Dokumententypen in der SmartPost
Individuelle Dokumententypen in der SmartPost

Verwendung unterschiedlicher Dokumententypen in einem Serienbrief

Alexander Schwanitz avatar
Verfasst von Alexander Schwanitz
Vor über einer Woche aktualisiert

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie individuelle Dokumententypen (Ordner) für die einzelnen Teildokumente eines Serienbriefes auswählen

Hinweis:
Die individuellen Dokumententypen wirken sich nur auf die Freigabe
im Kundenportal aus.
Beim Briefversand erhalten die ausgewählten Kontakte weiterhin
jeweils einen Gesamtbrief mit allen für sie bestimmten
Teildokumenten in der regulären Reihenfolge.

1 - klicken Sie auf SmartPost > klicken Sie auf Neuer Serienbrief

2 - Wählen Sie den Titel, den Dokumententyp, die Liegenschaft und die

Empfängergruppe des Serienbriefs aus > klicken Sie auf Weiter

Hinweis:
Bei der Erstellung eines neuen Serienbriefes muss weiterhin ein
Dokumententyp ausgewählt werden. Damit funktioniert Festlegung
der Serienbrief-Parameter wie gewohnt.

3 - laden Sie die gewünschten Dokumente für den Brief hoch

4 - [optional] wählen Sie für die einzelnen Dokumente unterschiedliche

Dokumententypen aus

5 - [optional] wählen Sie für die einzelnen Dokumente unterschiedliche Namen aus,

die im Kundenportal angezeigt werden sollen

Hinweis:
Die individuellen Namen können nur ausgewählt werden, wenn für das
entsprechende Teildokument ein anderer Typ, als der des
Anschreibens, ausgewählt wurde.

Hinweis:
Ziel der Standard-Konfiguration ist es zu gewährleisten, dass die
Zuweisung von individuellen Typen sowie die Namensgebung der
veröffentlichten Dokumente optional bleiben. Sollten sie keine
Änderungen in den Spalten “Dokumententypen im Portal” und “Name
im Kundenportal“ vornehmen, verhält sich die SmartPost wie gewohnt.

6 - klicken Sie auf Weiter > führen Sie die Aufteilung und Zuordnung der Briefe nach
der Anleitung in diesem Hilfeartikel durch

7 - [optional] auf der Seite, auf der Sie die Dokumente im Kundenportal freigeben, können

Sie nun beim Download der Dokumente folgendes auswählen:

  • Datei zum Briefversand (der komplette Brief für diesen Empfänger)

  • Die jeweiligen Dokumente der einzelnen Dokumententypen (eine Datei pro Dokumententyp)

8 - geben Sie die Dokumente im Kundenportal frei > im Portal wird für jeden

Dokumententypen ein individuelles Dokument bereitgestellt

9 - [optional] beauftragen Sie den Briefversand > Die Kontakte erhalten jeweils

einen Brief, welcher die gesamten Dokumente beinhaltet, welche für sie

bestimmt sind

Intern drucken

Die Verwendung individueller Dokumententypen hat keinen Einfluss auf die Funktion Intern Drucken. Durch die Betätigung des Buttons erhalten Sie weiterhin eine E-Mail mit einem Download-Link. Dieser erlaubt Ihnen das Herunterladen der Dateien für den Briefversand.

Angepasste E-Mail-Benachrichtigungen an Empfänger & tägliche Zusammenfassungs-E-Mail

Sollten Sie sich bei der Freigabe der Dokumente im Kundenportal dazu entscheiden, die Empfänger direkt per E-Mail über die bereitgestellten Dokumente zu informieren, erhalten diese eine angepasste E-Mail Benachrichtigung.

Die E-Mail beinhaltet nun eine Liste aller Teildokumente mit ihrem jeweiligen individuellen Typ. Für jede Datei ist ein Link hinterlegt, der den Empfänger direkt in den korrekten Ordner des Kundenportals führt.

Die tägliche Zusammenfassung funktioniert analog.

Beispiel-E-Mail, welche direkt bei der Freigabe im Kundenportal versendet werden kann:


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