Um die SmartPost Funktion erfolgreich nutzen zu können, brauchen Sie einen Serienbrief im PDF-Format. Hier erläutern wir die wichtigsten Punkte, die bei der Erstellung des Serienbriefs beachtet werden müssen.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass bei Nichteinhaltung der Formatvorgaben
Ihre Briefe möglicherweise nicht wie gewünscht postalisch
verarbeitet werden können. Unser System verfügt zwar über eine
Fehlererkennung, kann jedoch aufgrund der Vielfalt und ständigen
Weiterentwicklung der PDF-Formate nicht alle Fehler erfassen.
casavi übernimmt keine Haftung für die fehlerhafte Verarbeitung
von Sendungen, die nicht den Formatvorgaben entsprechen
(vgl. Ziffer 22.3 unserer AGB).
Hinweis:
Punkte 2, 3, 5, 6 & 7 dieses Artikels sind nur dann einzuhalten,
wenn Sie Ihren Serienbrief auch postalisch versenden möchten.
1 - Voraussetzung für die Nutzung der casavi SmartPost ist ein Serienbrief.
Detaillierte Anleitungen zur Erstellung eines Serienbriefes in Word entnehmen
Sie bitte den nachfolgenden Links:
MS Support: Seriendruck mithilfe einer Excel-Tabelle
Anleitung zur Erstellung eines Serienbriefes in Word
2 - Ein einzelner Brief darf maximal 18 MB groß sein
(nur für postalischen Versand)
Hinweis:
Auch wenn die maximale Größe von 18 MB nur für den postalischen
Versand gilt, so können Serienbriefe, die zum einen relativ große
Dateien enthalten und zusätzlich noch an viele Kontakte gehen sollen,
bei der Erstellung zu viel Zeit in Anspruch nehmen, sodass die
Erstellung wg. Zeitüberschreitung fehlschlägt.
Versuchen Sie den Brief aufzuteilen, um die Größe der
ausgegebenen Dateien zu verringern und dadurch die Zeit bei der
Erstellung zu reduzieren.
Wir empfehlen daher eine maximale Dateigröße von 20 MB für die
Verwendung in der SmartPost (auch wenn die Briefe nicht per Post
verschickt werden sollen).
3 - Sie können maximal 500 Einzelbriefe mit bis zu 192 Seiten auf einmal hochladen.
(nur für postalischen Versand)
4 - Für die Einhaltung der Formatvorgaben müssen Ihre PDF-Dateien folgende
Eigenschaften aufweisen:
alle Seiten der PDFs sind im Hochformat.
alle Seiten liegen im DIN A4-Format (210 x 297 mm) vor.
die PDFs liegen im Standard PDF/A vor.
die PDFs sind nicht 'gedruckt', sondern wurden als PDF gespeichert oder exportiert.
die PDFs enthalten keine Lesezeichen (Bookmarks).
Hinweis:
Achten Sie darauf, dass die PDFs nicht schreib- und/oder
passwortgeschützt sind. Der DRM-Schutz verhindert, dass das
Dokument aufgeteilt werden kann, was darin resultiert,
dass die Seiten nicht inkludiert werden.
Hinweis:
Bitte beachten Sie, dass die Verwendung von nicht PDF/A-konformen
PDF-Dateien zu Text- und Grafikverlusten führen kann,
die auch in der Vorschau der konvertierten Dokumente nicht
sichtbar sind. Wenn Sie sich über das Format Ihrer PDF-Dateien
nicht sicher sind, finden Sie im Internet Tools,
mit denen Sie das PDF-Format überprüfen oder die Datei direkt
in ein PDF/A-konformes Format konvertieren können.
Weitergehende Informationen zu DIN-Formaten
Weitergehende Informationen zum PDF/A Format
5 - Bündig am linken Seitenrand wird die Sendungs-ID sowie der DataMatrix-Code
(DMC) für die automatisierte Verarbeitung gedruckt. Dieser Bereich muss
freibleiben und hat folgende Anforderungen (nur für postalischen Versand):
Breite: 13 mm (DMC) & 6 mm (Sendungs-ID)
Gesamthöhe: 40 mm (DMC: 15 mm + Sendungs-ID: 25 mm)
Abstand zum unteren Seitenrand: 37 mm
Hinweis:
Text- und/oder Bildelemente, die sich in diesem Bereich befinden, werden
automatisch geweißt und somit nicht mehr erkennbar.
6 - Das Adressfeld muss diese Maße und Position haben:
Breite: 90 mm
Höhe: 45 mm
Abstand zum linken Rand: 20 mm
Abstand zum oberen Rand: 45 mm
7 - Beachten Sie diese Vorgaben für die Empfängeradresse:
(nur für postalischen Versand)
mindestens zwei Zeilen, maximal sieben Zeilen.
keine leere Zeilen
einheitliche Schriftart ohne Formatierungen (fett, kursiv, unterstrichen)
bei Inlandsbriefen, muss die letzte Adresszeile eine gültige 5-stellige
Postleitzahl ohne Länderkennung enthaltenbei Auslandsbriefen, muss die letzte Adresszeile das ausgeschriebene Zielland enthalten. Es ist nicht ausreichend, dass das Land mit zwei Buchstaben abgekürzt wird.
Download Formatschablone_SmartPost.pdf