Nach der erfolgreichen Erstellung der einzelnen Briefe für Ihre Kunden haben Sie nun die Möglichkeit diese im Kundenportal bereitzustellen und/oder über unseren Dienstleister postalisch
zu versenden.

1 - Nach der erfolgreichen Erstellung der Dokumente gelangen Sie auf die Übersicht
der erstellten Briefe

2 - Kontrollieren Sie hier Ihre Dokumente auf Vollständigkeit.

Hinweis:
Wir empfehlen mindestens zwei Briefe VOR der Freigabe im Kundenportal
herunterzuladen und auf Vollständigkeit zu kontrollieren.

Einmal freigegebene Dokumente können nur einzeln auf Einheits-Ebene
wieder entfernt werden.

  • Download
    Sie können sich einzelne Briefe zur Kontrolle über den Download-Button ganz rechts in der jeweiligen Zeile des Kontaktes herunterladen.
  • Dokumente bearbeiten
    Über diesen Button gelangen Sie zurück zur Funktion zum Dokumente hochladen. So können Sie die Dokumente nochmal bearbeiten und/oder noch weitere Anhänge und/oder Dokumente hinzufügen, müssen diese dann ggf. auch nochmal aufteilen und zuordnen.
  • Dokumente im Kundenportal freigeben
    Hier können Sie die erstellten Briefe Ihren Kunden im Kundenportal zur Verfügung stellen.

3 - Klicken Sie auf Dokumente im Kundenportal freigeben > Ihnen wird ein
Pop-up-Fenster angezeigt, um Ihre Auswahl zu bestätigen.

Setzen Sie den Haken für die E-Mail-Benachrichtigung, werden die Kontakte per
E-Mail informiert, dass neue Dokumente im Kundenportal zur Verfügung stehen.

4 - Nachdem Sie die Dokumente im Kundenportal freigegeben haben, kommen Sie
zur Versandfunktion der SmartPost.

5 - Filtern Sie welche der Kontakte die Dokumente auf postalischen Wege erhalten
sollen. Briefversand an:

  • Alle Kontakte
    Alle Kontakte, die in der Übersicht erscheinen, erhalten die Dokumente per Post.
  • Nach Präferenz der Kontakte
    Der Postversand erfolgt nach der eingestellten Kontakt-Präferenz im Kontakt:
    - Präferenz Online wird nicht postalisch kontaktiert
    - Präferenz Brief wird postalisch kontaktiert
  • Nicht registrierte Kontakte
    Alle nicht im Kundenportal registrierten Kontakte werden per Post kontaktiert.

6 - [optional] Füge Briefe zusammen ermöglicht es Ihnen, die Dokumente die ein
Kontakt ggf. mehrfach erhalten würde, zusammenzufügen.
So erhalten die entsprechenden Kontakte alle Seiten der aufgeteilten
Dokumente, bekommen aber die allgemeinen Anhänge nur einmal.

Hinweis:
Nutzen Sie diese Funktion, wenn ein oder mehrere Kontakte mehrere
Einheiten innerhalb der Liegenschaft besitzt oder mietet.

7 - [optional] Briefversandoptionen ermöglicht es Ihnen, die Dokumente
schwarz/weiß oder mehrfarbig und/oder ein- oder beidseitig drucken und
versenden zu lassen.

Klicken Sie rechts oben auf Bearbeiten, um die Versandoptionen
zu bearbeiten und Ihren Wünschen anzupassen.

8 - [optional] Intern Drucken verschickt eine E-Mail mit einem Download-Link über
welchen Sie einen Serienbrief im PDF/A-Format herunterladen können.

Ist unter Administration > SmartPost > Einstellungen die Funktion Manager
Freigabe aktiv eingeschaltet, bekommen nur die eingetragenen Mitarbeiter die
E-Mail mit dem Download-Link.

Hinweis:
Dieser Serienbrief enthält nur die Dokumente der gefilterten Kontakte.
Möchten Sie einen kompletten Serienbrief, wählen Sie oben
'Briefversand an: Alle Kontakte'.

Nutzen Sie diese Funktion zum Beispiel, wenn Sie einen eigenen Versand-
Dienstleister mit dem Versand Ihrer Dokumente beauftragen möchten.


9 - [optional] Briefversand beauftragen

  • Grüner Knopf
    Sie können den postalischen Versand der Dokumente in Auftrag geben
  • Roter Knopf
    Stornierung des beauftragten Versand der Dokumente
  • Gelber Knopf
    Ihnen fehlt derzeit ein Feature von casavi, dass es Ihnen ermöglichen würde Ihre Briefe über unseren Dienstleister zu versenden. Bitte wenden Sie sich an unseren
    Kundendienst über support@casavi.de
  • Grauer Knopf
    Ein Briefversand über unseren Dienstleister ist derzeit für diese Dokumente nicht möglich. Dies kann daran liegen, dass die gesetzten Filter keine Briefe für den Versand qualifizieren oder das innerhalb der erstellten Dokumente Merkmale für den postalischen Versand über unseren Dienstleister nicht erfüllt sind.

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