Nach der erfolgreichen Erstellung der einzelnen Briefe für Ihre Kunden haben Sie nun die Möglichkeit, diese im Kundenportal bereitzustellen und über unseren Dienstleister postalisch zu versenden.
1 - Nach der erfolgreichen Erstellung der Dokumente gelangen Sie auf die Übersicht
der erstellten Briefe. Hier sehen Sie auch auf einen Blick den Registrierungsstatus und
die Kontaktpräferenz der Kontakte.
2 - Kontrollieren Sie hier Ihre Dokumente auf Vollständigkeit.
Hinweis:
Wir empfehlen mindestens zwei Briefe VOR der Freigabe im
Kundenportal
herunterzuladen und auf Vollständigkeit zu kontrollieren.
Einmal freigegebene Dokumente können einzeln auf Einheits-Ebene, oder
komplett über "Serienbrief löschen" entfernt werden.
Download
Sie können sich einzelne Briefe zur Kontrolle über den das Auswahlmenü ganz rechts in der jeweiligen Zeile des Kontaktes herunterladen.
Wählen Sie aus, ob Sie die Datei zum Briefversand oder den oder die Brief(e) für die einzelnen Dokumententypen herunterladen möchten.Dokumente bearbeiten
Über diesen Button gelangen Sie zurück zur Funktion "Dokumente hochladen". So können Sie die Dokumente nochmal bearbeiten und/oder noch weitere Anhänge und/oder Dokumente hinzufügen, müssen diese dann ggf. auch nochmal aufteilen und zuordnen.Dokumente im Kundenportal freigeben
Hier können Sie die erstellten Briefe Ihren Kunden im Kundenportal zur Verfügung stellen.
3 - Klicken Sie auf Dokumente im Kundenportal freigeben > Ihnen wird ein
Pop-up-Fenster angezeigt, um Ihre Auswahl zu bestätigen.
Setzen Sie den Haken für die E-Mail-Benachrichtigung, werden die registrierten
Kontakte per E-Mail informiert, dass neue Dokumente im Kundenportal zur
Verfügung stehen.
4 - Nachdem Sie die Dokumente im Kundenportal freigegeben haben, kommen Sie
zur Versandfunktion der SmartPost.
5 - Filtern Sie, welche der Kontakte die Dokumente auf postalischen Wege erhalten
sollen. Briefversand an:
Alle Kontakte
Alle Kontakte, die in der Übersicht erscheinen, erhalten die Dokumente per Post.Nach Präferenz der Kontakte
Der Postversand erfolgt nach der eingestellten Kontakt-Präferenz im Kontakt:
(Die Präferenz bezieht sich nur auf registrierte Kontakte. Unregistrierte Kontakte erhalten die Briefe grundsätzlich per Post.)
- Präferenz Online wird nicht postalisch kontaktiert
- Präferenz Brief wird postalisch kontaktiertNicht registrierte Kontakte
Alle nicht im Kundenportal registrierten Kontakte werden per Post kontaktiert - unabhängig von der im Kontakt eingestellten Kontakt-Präferenz.
6 - [optional] Individuelle Empfängerauswahl: Setzen oder entfernen Sie die Haken
ganz links in der Zeile des gewünschten Kontaktes, um diesen separat für den
Briefversand aus- oder abzuwählen.
7 - [optional] Füge Briefe zusammen ermöglicht es Ihnen, die Dokumente, die ein
Kontakt ggf. mehrfach erhalten würde, zusammenzufügen.
So erhalten die entsprechenden Kontakte alle Seiten der aufgeteilten
Dokumente, bekommen aber die allgemeinen Anhänge nur einmal.
Hinweis:
Nutzen Sie diese Funktion, wenn ein oder mehrere Kontakte mehrere
Einheiten innerhalb der Liegenschaft besitzt oder mietet.
8 - [optional] Briefe mit Einschreiben Versenden ermöglicht es Ihnen, die Briefe innerhalb
Deutschlands als Einwurfeinschreiben zu versenden.
Hinweis:
Sollte diese Funktion bei Ihnen nicht sichtbar sein, kontaktieren
Sie uns gerne.
9 - [optional] Briefversandoptionen ermöglicht es Ihnen, die Dokumente
schwarz/weiß oder mehrfarbig und/oder ein- oder beidseitig drucken und
versenden zu lassen.
Beim beidseitigen Druck haben Sie die Möglichkeit, diesen für den beidseitigen
Briefversand zu optimieren.
Hierbei wird bei ungeraden Seitenzahlen einer PDF eine weitere Seite als Leerseite
eingefügt. Somit wird die erste Seite der nächsten PDF-Datei nicht auf der Rückseite
des letzten Blattes der vorigen Datei gedruckt.
Klicken Sie rechts oben auf Bearbeiten, um die Versandoptionen
zu bearbeiten und Ihren Wünschen anzupassen.
10 - [optional] Serienbrief löschen
Mit dem Button Serienbrief löschen können Mitarbeiter mit Administratorrechten
die vorher im Kundenportal freigegebenen Schreiben mit einem Klick wieder aus den
Einheiten entfernen.
10 - [optional] Link zum Download der Serienbriefe anfordern
Über den Button Link zum Download der Serienbriefe anfordern können
Sie eine E-Mail anfordern, die einen Download-Link für Ihren Serienbrief im
PDF/A-Format enthält.
Ist unter Administration > SmartPost > Einstellungen die Funktion Manager
Freigabe aktiv eingeschaltet, bekommen nur die eingetragenen Mitarbeiter die
E-Mail mit dem Download-Link.
Hinweis:
Dieser Serienbrief enthält nur die Dokumente der gefilterten
Kontakte. Möchten Sie einen kompletten Serienbrief herunterladen,
wählen Sie oben 'Senden an: Alle Kontakte'.
Nutzen Sie diese Funktion zum Beispiel, wenn Sie einen eigenen
Versand-Dienstleister mit dem Versand Ihrer Dokumente beauftragen
möchten.
11 - [optional] Briefversand beauftragen
Grüner Button
Sie können den postalischen Versand der Dokumente in Auftrag gebenRoter Button
Stornierung des beauftragten Versand der DokumenteGelber Button
Ihnen fehlt derzeit ein Feature von casavi, dass es Ihnen ermöglichen würde Ihre Briefe über unseren Dienstleister zu versenden. Bitte wenden Sie sich an unseren
Kundendienst über support@casavi.deNicht klickbarer Button
Ein Briefversand über unseren Dienstleister ist derzeit für diese Dokumente nicht möglich. Dies kann daran liegen, dass die gesetzten Filter keine Briefe für den Versand qualifizieren oder dass innerhalb der erstellten Dokumente Merkmale für den postalischen Versand über unseren Dienstleister nicht erfüllt sind.