Folgen Sie diesen Schritten um die Dokumente für Ihren Serienbrief erfolgreich hochzuladen, aufzuteilen und Ihren Kontakten entsprechend zuzuordnen.

Inhalt:


Kurzdurchlauf

1 - Dokumente hochladen

2 - Dokumenten Reihenfolge festlegen

3 - Erste Seite bestimmen

4 - Kontakte zuordnen

5 - Endkontrolle für Freigabe und Versand


Dokumente hochladen

Hinweis:
Stellen Sie sicher, dass die Dateien, die Sie in der SmartPost
benutzen möchten, NICHT schreib- oder kennwortgeschützt sind.


1 - Klicken Sie auf SmartPost > Sie gelangen auf die Übersichtsseite. Hier werden
Ihnen alle bisher erstellten SmartPost IDs angezeigt.

2 - Klicken Sie rechts oben auf Neuer Serienbrief > Sie gelangen auf die Seite, auf der
Sie die grundlegenden Parameter Ihres Serienbriefes konfigurieren können.

3 - Füllen Sie die Feldern entsprechend aus > klicken Sie rechts unten auf Weiter.

4 - Klicken Sie auf Dateien auswählen > es öffnet sich ein Auswahlfenster >
navigieren Sie zu Ihrer Datei und klicken Sie auf Öffnen

5 - Ihr Serienbrief-Dokument wird Ihnen in der Übersicht angezeigt. Wiederholen
Sie Schritt 4 so oft, bis Ihnen alle Dokumente, die Sie Ihrem Schreiben beifügen
möchten, in der Übersicht angezeigt werden > klicken Sie auf Weiter

Hinweis:
Das erste Dokument wird immer in Einzeldokumente getrennt und sollte
daher Ihr Anschreiben sein.

Haben Sie die Dokumente in der falschen Reihenfolge hochgeladen,
können Sie diese per Drag & Drop in der Liste jetzt noch sortieren.

6 - [optional] Sie haben hier die Möglichkeit, Ihre Briefe auf Ihrem eigenen
Briefpapier erstellen zu lassen. Dazu müssen Sie mindestens eine
Vorlage/Template im Bereich Administration > SmartTask > Einstellungen
hinterlegt haben. Mehr dazu finden Sie hier.


Dokumente aufteilen & zuordnen

Die nächsten Schritte sind entscheidend dafür, dass Ihre Dokumente korrekt in individuelle Schreiben an Ihre Kunden umgewandelt werden:

1 - Legen Sie die erste Seite eines jeden Briefes fest. Dafür stehen Ihnen drei
Optionen zur Auswahl:

  • Seitenzahl festlegen

  • Merkmal auf der ersten Seite festlegen

  • PDF nicht aufteilen

  • Seitenzahl festlegen
    Nutzen Sie diese Option ausschließlich, wenn Sie genau wissen, dass jeder Kontakt die gleiche Anzahl an Seiten erhalten wird.

    casavi erkennt wie viele Seiten Ihr Dokument enthält und schlägt Ihnen im Dropdown-Menü entsprechende Zahlen vor.


  • Merkmal auf der ersten Seite festlegen:
    Nutzen Sie diese Option, um der SmartPost anhand eines festgelegten Merkmales zu signalisieren, welches die Erste Seite der Briefe ist.

Hinweis:
Die Position UND der Inhalt dieses Merkmales muss auf jeder ersten
Seite identisch sein. Dabei ist es irrelevant, ob Sie ein
Datumsfeld, die Betreffzeile oder ein anderes identisches Merkmal
festlegen.

  • PDF nicht aufteilen:
    Nutzen Sie diese Option, wenn nur eine Person angeschrieben wird und/oder
    Ihr Dokument nur eine Seite enthält.

2 - Klicken Sie nach Ihrer Auswahl auf Weiter > casavi analysiert Ihr Dokument und
legt die Erste Seite für jeden Brief nach Ihren Vorgaben fest

3 - Legen Sie fest, woran casavi erkennen soll, welche Erste Seite welchem
Kontakt zugeordnet werden muss.


Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü ein auf der ersten Seite vorhandenes
Kriterium aus, über das casavi die Dokumentseiten den Kontakten
entsprechenden zuordnen soll.

Hinweis:
Achten Sie darauf, dass Sie den Erkennungsbereich nicht zu eng
festlegen.

Auch auf nachfolgenden Seiten muss der festgelegte Bereich alles
erfassen können - dies ist z.B. wichtig für längere Doppelnamen
und/oder lange Einheiten-Bezeichnungen.

4 - [optional] Enthält Ihr Serienbrief Kontakte, die archivierte Verträge für
bestimmte Einheiten hinterlegt haben, können Sie den Haken bei
Archivierte Kontakte sollen berücksichtigt werden setzen.

Hinweis:
Über die Datumsfelder können Sie den Archivierungszeitraum
eingrenzen und so z.B. nur Kontakte mit archivierten Verträgen aus
dem vergangenen Geschäftsjahr auswählen.

5 - Wenn Sie das Merkmal und den Erkennungsbereich konfiguriert haben,
klicken Sie auf Weiter > Sie starten damit die Zuweisung.

Hinweis:
Wie lange die Zuweisung dauert, hängt maßgeblich von der Seitenzahl
und der Anzahl der angeschriebenen Kontakte ab.

Sollte die Zuweisung länger als 20 Minuten dauern, ist die Zuordnung
fehlgeschlagen. Bitte kontrollieren Sie Ihre PDF-Dokumente und laden
Sie die Dokumente in einer neuen SmartPost nochmal hoch.

6 - Sobald die Aufteilung des Dokumentes und Zuweisung der Kontakte ab-
geschlossen ist, werden Ihnen nicht zugewiesen Seiten und Kontakte die
keine Seiten erhalten angezeigt.

Sie können dann die Zuweisung noch manuell in den jeweiligen Dropdown-
Menüs anpassen > klicken Sie auf Überprüfen, wenn Sie damit fertig sind.

Hinweis:
Wenn Sie mehrere Dokumente in Ihrem Schreiben haben, die aufgeteilt
werden sollen, müssen Sie Schritte 1-7 für jedes dieser Dokumente
wiederholen.

7 - Wenn keine weiteren Fehler oder Hinweise mehr offen sind, ist die Aufteilung &
Zuordnung erfolgreich abgeschlossen. Klicken Sie auf Weiter.

8 - Je nach Umfang Ihres Gesamtschreibens kann die Fertigstellung der einzelnen
Briefe einige Minuten in Anspruch nehmen.

Alle Schritte zur Bereitstellung der Schreiben im Kundenportal und dem Versand per Post entnehmen Sie bitte dem Hilfeartikel Serienbriefe bereitstellen & versenden


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