In den Vorgängen der SmartTask können Sie mit Vorlagen Ihre Kommunikation mit Ihren Kunden und Dienstleistern beschleunigen und vereinfachen. Erstellen Sie schnell Vorlagen für wiederkehrende Anfragen und verwalten & bearbeiten Sie Ihre Vorlagen direkt im Vorgang.
Inhalt
Vorlage erstellen
Hinweis:
Eine Vorlage kann in einem bestehenden Vorgang erstellt und
abgespeichert werden. Es ist nicht notwendig, dafür einen
neuen Vorgang zu eröffnen.
1 - Im ausgewählten Vorgang, klicken Sie auf Neuer Kommentar oder Interne Notiz
2 - Füllen Sie das Textfeld mit dem Inhalt aus, den Sie als Vorlage speichern möchten
3 - [optional] Sie können ebenfalls Anhänge in einem Template mit abspeichern.
Fügen Sie die Anhänge wie gewohnt ein, bevor Sie Ihre Vorlage abspeichern.
Hinweis:
Wir empfehlen keine Firmenlogos in die Anhänge der Vorlagen
einzufügen, da die Anhänge der Vorlagen immer auch in der
Anhänge-Funktion hinzugefügt werden.
4 - Klicken Sie auf das Disketten-Symbol um Ihre fertiggestellte Vorlage
abzuspeichern.
5 - Im Pop-up-Fenster können Sie nun Ihre Vorlage benennen
6 - [optional] Setzen Sie den Haken bei Private Textvorlage, können nur Sie diese
Vorlage sehen, verwenden und bearbeiten.
Vorlagen verwalten
1 - Im ausgewählten Vorgang, klicken Sie auf Neuer Kommentar oder Interne Notiz
2 - Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol > es öffnet sich das Pop-up-Fenster
Textvorlagenverwaltung
3 - In der Textvorlagenverwaltung können Sie Ihre bestehenden Vorlagen bearbeiten
oder neue Vorlagen erstellen und speichern.
Bestehende Vorlage bearbeiten oder löschen
a - Klicken Sie in das obere Dropdown-Menü > Sie können nun die Vorlage
auswählen, die Sie bearbeiten möchten.
b - Die Felder des Pop-up-Fensters werden mit den Inhalten der Vorlage
befüllt > nehmen Sie nun die gewünschten Änderungen am Textinhalt oder
den abgespeicherten Anhängen vor
c - Klicken Sie auf Speichern & Schließen um Ihre Änderungen abzuspeichern
d - [optional] Klicken Sie auf den nach unten gerichteten Pfeil neben Speichern &
Schließen um Ihre Änderungen zu speichern und die überarbeitete Vorlage
direkt im Vorgang zu benutzen
e - [optional] Klicken Sie links unten auf Textvorlage löschen & schließen >
klicken Sie auf Endgültig löschen > die Textvorlage wird unwiederbringlich
entfernt
Hinweis:
Nur der Ersteller einer Vorlage und Nutzer mit
Administrationsrechten können eine wieder Vorlage löschen.
Neue Vorlage erstellen
a - Ignorieren Sie das oberste Dropdown-Menü, wenn Sie im Vorlagen-Pop-Up
eine neue Vorlage erstellen möchten.
b - Füllen Sie alle Felder aus und hängen Sie ggf. Dateien an Ihre neue
Vorlage an.
c - Klicken Sie auf Speichern & Schließen um Ihre Änderungen abzuspeichern
d - [optional] Klicken Sie auf den nach unten gerichteten Pfeil neben Speichern &
Schließen um Ihre neue Vorlage zu speichern & direkt im Vorgang zu
benutzen
Vorlage verwenden
1 - Im ausgewählten Vorgang, klicken Sie auf Neuer Kommentar oder Interne Notiz
2 - Vorlage einfügen:
Klicken Sie auf Vorlage nutzen
[optional] Setzen Sie ein Ausrufezeichen an der ersten Stelle des Textfelds,
um das Dropdown-Menü der verfügbaren Vorlagen zu öffnen
3 - Im Textfeld des Kommentars oder der Notiz erscheint ein Ausrufezeichen und
ein Dropdown-Menü
4 - [optional] Tippen Sie hinter dem Ausrufezeichen Buchstaben ein, aktiveren Sie
die Suchfunktion & können so schnell die gewünschte Vorlage heraussuchen.
5 - Im Dropdown-Menü werden Ihnen alle Ihnen zur Verfügung stehenden Vorlagen
angezeigt. Vorlagen die nur Ihnen zur Verfügung stehen, sind mit private markiert.
6 - Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage um diese in den Kommentar oder die
interne Notiz einzufügen.
Hinweis:
Haben Sie bereits andere Inhalte im Textfeld stehen, werden diese
bei der Verwendung einer Vorlage entfernt.
7 - [optional] Nachdem die Vorlage eingefügt wurde können Sie die Inhalte noch
verändern (Text anpassen, Anhänge verwalten) & gegebenenfalls als
neue Vorlage abspeichern.
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