In den Vorgängen der SmartTask können Sie mit Vorlagen Ihre Kommunikation mit Ihren Kunden und Dienstleistern beschleunigen und vereinfachen. Erstellen Sie schnell Vorlagen für wiederkehrende Anfragen und verwalten & bearbeiten Sie Ihre Vorlagen direkt im Vorgang.


Inhalt


Vorlage erstellen

Hinweis:
Eine Vorlage kann in einem bestehenden Vorgang erstellt und abgespeichert
werden. Es ist nicht notwendig dafür einen neuen Vorgang zu eröffnen.

1 - Im ausgewählten Vorgang, klicken Sie auf Neuer Kommentar oder Interne Notiz

2 - Füllen Sie das Textfeld mit dem Inhalt aus, den Sie als Vorlage speichern möchten

3 - [optional] Sie können ebenfalls Anhänge in einem Template mit abspeichern.
Fügen Sie die Anhänge wie gewohnt ein, bevor Sie Ihre Vorlage abspeichern.

Hinweis:
Wir empfehlen keine Firmenlogos in die Anhänge der Vorlagen einzufügen,
da die Anhänge der Vorlagen immer auch in der Anhänge-Funktion hinzu-
gefügt werden.

4 - Klicken Sie auf das Disketten-Symbol um Ihre fertiggestellte Vorlage
abzuspeichern.

5 - Im Pop-up-Fenster können Sie nun Ihre Vorlage benennen

6 - [optional] Setzen Sie den Haken bei Private Textvorlage, können nur Sie diese
Vorlage sehen, verwenden und bearbeiten.


Vorlagen verwalten

1 - Im ausgewählten Vorgang, klicken Sie auf Neuer Kommentar oder Interne Notiz

2 - Klicken Sie auf das Zahnrad-Symbol > es öffnet sich das Pop-up-Fenster
Textvorlagenverwaltung

3 - In der Textvorlagenverwaltung können Sie Ihre bestehenden Vorlagen bearbeiten
oder neue Vorlagen erstellen und speichern.

  • Bestehende Vorlage bearbeiten oder löschen

    a - Klicken Sie in das obere Dropdown-Menü > Sie können nun die Vorlage
    auswählen, die Sie bearbeiten möchten.

    b - Die Felder des Pop-up-Fensters werden mit den Inhalten der Vorlage
    befüllt > nehmen Sie nun die gewünschten Änderungen am Textinhalt oder
    den abgespeicherten Anhängen vor

    c - Klicken Sie auf Speichern & Schließen um Ihre Änderungen abzuspeichern

    d - [optional] Klicken Sie auf den nach unten gerichteten Pfeil neben Speichern &
    Schließen um Ihre Änderungen zu speichern und die überarbeitete Vorlage
    direkt im Vorgang zu benutzen



    e - [optional] Klicken Sie links unten auf Textvorlage löschen & schließen >
    klicken Sie auf Endgültig löschen > die Textvorlage wird unwiederbringlich
    entfernt

    Hinweis:
    Nur der Ersteller einer Vorlage und Nutzer mit Administrationsrechten
    können eine wieder Vorlage löschen.



  • Neue Vorlage erstellen

    a - Ignorieren Sie das oberste Dropdown-Menü, wenn Sie im Vorlagen-Pop-Up
    eine neue Vorlage erstellen möchten.

    b - Füllen Sie alle Felder aus und hängen Sie ggf. Dateien an Ihre neue
    Vorlage an.



    c - Klicken Sie auf Speichern & Schließen um Ihre Änderungen abzuspeichern

    d - [optional] Klicken Sie auf den nach unten gerichteten Pfeil neben Speichern &
    Schließen um Ihre neue Vorlage zu speichern & direkt im Vorgang zu
    benutzen


Vorlage verwenden

1 - Im ausgewählten Vorgang, klicken Sie auf Neuer Kommentar oder Interne Notiz

2 - Vorlage einfügen:

  • Klicken Sie auf Vorlage nutzen

  • [optional] Setzen Sie ein Ausrufezeichen an der ersten Stelle des Textfelds,
    um das Dropdown-Menü der verfügbaren Vorlagen zu öffnen

3 - Im Textfeld des Kommentars oder der Notiz erscheint ein Ausrufezeichen und
ein Dropdown-Menü

4 - [optional] Tippen Sie hinter dem Ausrufezeichen Buchstaben ein, aktiveren Sie
die Suchfunktion & können so schnell die gewünschte Vorlage heraussuchen.

5 - Im Dropdown-Menü werden Ihnen alle Ihnen zur Verfügung stehenden Vorlagen
angezeigt. Vorlagen die nur Ihnen zur Verfügung stehen, sind mit private markiert.

6 - Klicken Sie auf die gewünschte Vorlage um diese in den Kommentar oder die
interne Notiz einzufügen.

Hinweis:
Haben Sie bereits andere Inhalte im Textfeld stehen, werden diese bei
der Verwendung einer Vorlage entfernt.

7 - [optional] Nachdem die Vorlage eingefügt wurde können Sie die Inhalte noch
verändern (Text anpassen, Anhänge verwalten) & gegebenenfalls als
neue Vorlage abspeichern.


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