Um in der SmartPost Vorlagen oder sogenannte Templates als Briefpapier nutzen zu können, müssen diese transparent sein. Das heißt, der Hintergrund ist durchsichtig und kann andere Dokumente nicht deckend überlagern. Folgen Sie diesen Anleitungen um transparente Vorlagen für Ihre Briefe zu erstellen.
Hinweis:
Transparente PDF-Dateien lassen sich mit vielen Programmen wie zum
Beispiel Adobe Acrobat, Libre Office oder Microsoft Word erstellen.
Es gibt zusätzlich viele weitere, teils kostenlose Open-Source-Software,
um transparente PDFs zu erzeugen. Um herauszufinden, ob Ihre Software
diese Funktion anbietet, wenden Sie sich bitte direkt an den Support des
jeweiligen Software-Herstellers.
Inhalt:
Erstellen von Vorlagen in Libre Office
Erstellen von Vorlagen in Microsoft Word
Vorlagen in casavi zur Verfügung stellen
Erstellen von Vorlagen in Libre Office
1 - Erstellen Sie ein neues Dokument
2 - Fügen Sie Ihr Logo und Briefkopf-Element ein und plazieren Sie die Elemente
entsprechend. Achten Sie darauf, dass Ihre Elemente keine Flächen überdecken,
die später Ihren Dokumententext enthalten.
3 - Klicken Sie links oben auf Datei > klicken Sie auf Als PDF exportieren…
4 - Wählen Sie als Dateiformat .pdf aus > klicken Sie auf Exportieren um Ihre Datei
zu speichern
Hinweis:
Stellen Sie sicher, dass in der rechten Spalte alle Optionen deaktiviert
sind, damit keine Elemente exportiert werden, die die Transparenz der
Vorlage aufheben.
Erstellen von Vorlagen in Microsoft Word
1 - Erstellen Sie ein neues Dokument
2 - Fügen Sie Ihr Logo und Briefkopf-Element ein und platzieren Sie die Elemente
entsprechend. Achten Sie darauf, dass Ihre Elemente keine Flächen überdecken,
die später Ihren Dokumententext enthalten.
3 - Klicken Sie auf Datei > Speichern unter > benennen Sie die Datei > wählen Sie im
Dropdown-Menü PDF (*.pdf)
4 - Klicken Sie auf Mehr Optionen
5 - Klicken Sie auf Optionen > setzen Sie den Haken bei PDF/A-kompatibel > klicken Sie auf OK > speichern Sie nun Ihre Vorlage ab.
Hinweis:
Falls casavi Ihnen anzeigt, dass Ihre Vorlage nicht transparent genug ist,
enthält Ihre Vorlage zu viel weiße Flächen.
Häufig ist das dann der Fall, wenn Sie Ihren Briefkopf komplett als Bild
einstellen und dadurch mehr als ein Drittel der Seitenfläche bedeckt wird.
Daher empfehlen wir, Ihr Logo und andere Elemente einzeln einzufügen um
leere Flächen zu reduzieren.
Vorlagen in casavi zur Verfügung stellen
1 - Klicken Sie auf Administration > Bereich SmartPost > Einstellungen
2 - Klicken Sie auf das Plus-Zeichen im Bereich Briefpapier > es öffnet sich ein
Pop-up-Fenster
3 - Benennen Sie Ihre Vorlage > klicken Sie auf Datei auswählen > laden Sie Ihre
transparente Vorlage hoch > klicken Sie auf Speichern
4 - Ihre Vorlage wird Ihnen in der Übersicht angezeigt & steht Ihnen nun für die
Verwendung in SmartPost zur Verfügung.
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