Hier finden Sie Tipps & Tricks rund um die SmartPost und wir beantworten Ihnen die am häufigsten auftretenden Fragen zur SmartPost in casavi.
Bitte kontrollieren Sie als Erstes, dass Ihr Serienbrief die grundlegenden Voraussetzungen erfüllt. Diese finden Sie hier.
Ich habe alle Dokumente zur Verarbeitung in die SmartPost hochgeladen, aber wenn ich auf Weiter klicke erscheint eine Fehlermeldung.
Kontrollieren Sie, ob eine oder mehrere Dateien die Sie Verarbeiten möchten entweder kennwortgeschützt oder schreibgeschützt ist.
Die SmartPost findet einige Kontakte nicht.
Mit der SmartPost können nur Kontakte von maximal einer Liegenschaft gleichzeitig kontaktiert werden. Stellen Sie sicher, dass Ihr Serienbrief nur Kontakte enthält, die auch der Liegenschaft angehören, bzw. alle Kontakte in Ihrem Serienbrief mit der Liegenschaft verbunden sind.
Archivierte Kontakte werden nicht automatisch bei der Zuordnung berücksichtigt, es sei denn, Sie setzen den Haken bei Archivierte Kontakte sollen berücksichtigt werden, bevor Sie den Zuordnungsprozess erneut starten.
Überprüfen Sie, ob alle Kontakte in Ihrem Serienbrief enthalten sind. Insbesondere bei umfangreichen Briefen kommt es vor, dass einzelne Kontakte übersehen werden.
Hinweis:
Mit STRG+F können Sie in Ihrer Serienbrief-PDF die Suchfunktion aufrufen
und darüber kontrollieren, ob bestimmte Kontakte enthalten sind.
Einigen Kontakten der Liegenschaft werden keine Dokumente zugeordnet.
Die SmartPost kann Dokumente nur dann Kontakten zuweisen, wenn die Schreibweise des Erkennungsmerkmales identisch mit der Schreibweise im Kontakt ist. Stellen Sie sicher, dass der Serienbrief keine Tippfehler enthält, bzw. der Kontakt die richtigen Daten enthält.
Kontrollieren Sie, ob der Kontakt in casavi doppelt angelegt ist, bzw. ob der Kontakt mehrfach existiert. Ordnen Sie dann im Nachgang den richtigen Kontakt den entsprechenden Dokumenten zu.
Die SmartPost weist die falsche Anzahl an Seiten zu.
Überprüfen Sie in Ihrem Serienbrief, ob alle ersten Seiten identisch sind und/oder in Ihrem Serienbrief Seiten enthalten sind, die evtl. fälschlicherweise als erste Seite identifiziert werden.
Hinweis:
Dieser Fehler tritt häufig dann auf, wenn ein Serienbrief schon mehrere
Einzeldokumente enthält (z.B. Anschreiben & Abrechnung). Wir empfehlen
in solchen Fällen die Dokumente als einzelne Dateien hochladen und
getrennt zuzuweisen.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Serienbrief möglichst keine komplett weißen Seiten enthält.
Kontrollieren Sie die Seiten-Zuweisung auf fehlerhafte Zuweisungen nach der automatischen Zuordnung, in dem Sie auf das Augen-Symbol links neben dem Kontakt-Dropdown-Menü klicken.
Ein Kontakt kann die Dokumente im Kundenportal nicht sehen, obwohl die SmartPost erfolgreich erstellt und freigegeben wurde.
Kontrollieren Sie, ob der Kontakt mehrfach in casavi angelegt ist und die Dokumente evtl. dem 'falschen' Kontakt zugeordnet wurden.
Sollte der Kontakt mit mehreren Einheiten verbunden sein, dann muss der Kontakt im Kundenportal über die Wechseln zu...-Funktion in die entsprechende Einheit wechseln, um die Dokumente einsehen zu können.
Die SmartPost stellt die einzelnen Briefe nicht fertig, obwohl die Zuordnung funktioniert hat.
Auch wenn die maximale Dateigröße des Serienbriefes nur für den postalischen Versand gilt, so können Serienbriefe, die aus mehreren Dateien bestehen und zusätzlich an viele Kontakte gehen sollen, soviel Zeit in Anspruch nehmen, dass die Erstellung wegen Zeitüberschreitung fehlschlägt.
Versuchen Sie den Brief aufzuteilen, um die Größe der ausgegebenen Dateien zu verringern und dadurch die Zeit bei der Erstellung zu reduzieren.
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