In Zusammenarbeit mit unserem Partner Haufe steht Nutzern der Software Haufe PowerHaus ab Version 22.37 eine neue Form der Anbindung zwischen den beiden Systemen zur Verfügung, die sich durch eine unkomplizierte Einrichtung, Echtzeit-Datenübertragung und hohe Performanz auszeichnet. Mit unserem Produktpaket casavi CONNECT Easy für PowerHaus können Sie in nur wenigen Schritten ein vollwertiges Service-Portal für jede einzelne Ihrer Liegenschaften einrichten und gleichzeitig eingehende Anliegen effizient und transparent im Team bearbeiten.

Die Grund-Einrichtung setzt kein spezielles technisches Vorwissen voraus. Danach sind Sie in der Lage:

  • Mietern und Eigentümer jeder einzelnen der von Ihnen verwalteten Liegenschaften eine Einladung zu einem gemeinsamen Service-Portal zu senden
  • über dieses Service-Portal elektronische Mitteilungen, Termine, Fragen & Antworten, wichtige Ansprechpartner und Dokumente mit einzelnen Liegenschaften oder Ihrem gesamten Portfolio zu teilen
  • Anliegen der Eigentümer und Mieter über eine einfach zu bedienende Vorgangsverwaltung zu erhalten und zu bearbeiten.

Durch die Anbindung an Haufe PowerHaus werden zudem die wichtigsten Stammdaten synchronisiert, sodass eine doppelte Datenpflege für Sie entfällt.

Aktivierung Ihres casavi CONNECT Easy Zugangs

Sie sollten bereits eine E-Mail vom Absender “casavi Postbote” mit dem Betreff “Einladung zum Serviceportal casavi” erhalten haben. Klicken Sie auf “Jetzt casavi Mitarbeiterkonto einrichten”. Darauf öffnet sich Ihr Standard Web-Browser und Sie müssen ein Passwort vergeben, das ab sofort zusammen mit Ihrer E-Mail-Adresse zum Einloggen auf www.mycasavi.com genutzt werden kann.

Weitere Anpassungen, z.B. auch die visuelle Darstellung Ihres Kundenportals, können Sie in den Einstellungen anpassen. Siehe dazu: Allgemeine Einstellungen fürs Kundenportal

Anbindung an Haufe Powerhaus einrichten:

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung der Schnittstelle finden Sie hier:

Dokumentation zur PowerHaus-casavi-Anbindung

Erstellung von Mitteilungen und Terminen

Besonders eignet sich Ihr casavi Kundenportal zum Teilen von Mitteilungen und Terminen. Das funktioniert auch ganz einfach:

  1. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf der linken Bildschirmseite auf den Menüpunkt “Neuer Inhalt
  2. Zunächst wollen wir eine Mitteilung erzeugen. Wählen Sie dazu den Untermenüpunkt “Neue Mitteilung”. Es öffnet sich daraufhin ein Fenster mit der Bezeichnung “Neue Mitteilung” und einigen Formularfeldern.
  3. Im ersten Formularfeld “Senden an” können Sie auswählen, an welche Liegenschaft(en) die Mitteilung versandt werden soll. Sie können einzelne Liegenschaft per Suchfeld auswählen oder auch an alle Liegenschaften versenden. Zum Ausprobieren verwenden Sie am besten die [TESTLIEGENSCHAFT].
  4. Geben Sie dann im Feld “Titel” eine passende Überschrift und im Feld “Inhalt” den eigentlichen Mitteilungstext ein. Über das Bedienfeld mit der Büroklammer (links unten) können Sie bei Bedarf auch Dokumente an Mitteilungen heften.
  5. Um die Mitteilung abzusenden, klicken Sie auf “Mitteilung veröffentlichen”. Standardmäßig geht jede Mitteilung automatisch per E-Mail an alle Personen einer Liegenschaft, die sich für das Kundenportal bereits registriert haben. Momentan ist das noch niemand, da Sie sich noch in der Grundeinrichtung befinden und niemanden eingeladen haben. Aber es empfiehlt sich schon erste Mitteilungen zu publizieren, BEVOR die ersten Eigentümer oder Mieter eingeladen werden. Ansonsten wäre das Portal zunächst leer. Beispielsweise können Sie eine Willkommensnachricht per Mitteilung an alle Liegenschaft senden

Das Erstellen von Terminen funktioniert auf die gleiche Weise, mit dem Unterschied dass Sie statt “Neue Mitteilung” den Untermenüpunkt “Neuer Termin” wählen müssen und daraufhin termin-bezogene Felder ausfüllen. Wichtig: wenn Sie angemeldete Eigentümer oder Mieter auch per E-Mail über den Termin informieren möchten, aktivieren Sie bitte “Empfänger benachrichtigen”. Ansonsten erscheint der Termin zwar im Terminkalender des Portals, es wird aber nicht per E-Mail aktiv darauf hingewiesen.

Bereitstellung von Dokumenten

Sie brauchen einen Ort, um rasch auch größere Mengen an Dokumenten bereitzustellen? In Ihrem Kundenportal lassen sich Dokumente sehr schnell und einfach mit allen Bewohnern teilen:

  1. Klicken Sie zunächst in der entsprechenden Liegenschaft oder Einheit auf den Reiter Dokumente. Dort finden Sie den Bereich Dokumente und Bilder auswählen, über den Sie Dokumente per Klick oder Drag & Drop zum Hochladen auswählen können.
  2. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien beliebiger Dateitypen aus und warten Sie, bis diese hochgeladen wurden. Sie können jederzeit hochgeladene Dokumente wieder entfernen oder neue Dateien durch erneuten Klick auf den Bereich hinzufügen. So können Sie bspw. Dokumente aus verschiedenen Ordnern einfach in einem Vorgang hochladen.
  3. Bevor Sie die Dokumente bereitstellen, können Sie nun für jedes Dokument einzeln den Titel anpassen, den jeweiligen Typ auswählen oder die Empfängergruppen einschränken.
  4. Bestätigen Sie sobald Sie zufrieden sind mit Dokumente hochladen.
  5. Sind die Dokumente für Mieter oder Eigentümer freigegeben worden, erhalten diese (sofern Sie im Portal registriert sind) täglich eine E-Mail mit der Information zu neu eingestellten Dokumenten. Wurde das Dokument nur intern geteilt, haben auch nur Sie intern Zugriff darauf.

Der beschriebene Anlauf eignet sich vor allem für Einzeldokumente auf Liegenschaftsebene. Für die Bereitstellung von personenspezifischen Dokumenten (z.B. Nebenkostenabrechnung, Einladungsschreiben, etc.) bietet casavi mit dem Modul SmartPost eine intelligente und bequeme Methode, rasch auch große Mengen an Dokumenten zu verarbeiten und auf Wunsch auch per e-Postversand zu verschicken. Mehr Infos dazu finden Sie hier: SmartPost

Vorschau der Kundenportal-Sicht

Es gibt zwei Sichten auf casavi. Jene für Verwalter und jene für Eigentümer/Mieter. Sie selbst arbeiten ausschließlich mit der Verwaltersicht. Falls Sie aber sehen möchten, wie das Kundenportal für Endnutzer aussieht, können Sie sich eine Vorschau davon geben lassen:

  1. Gehen Sie im Hauptmenüpunkt Liegenschaften auf die gewünschte Liegenschaft.
  2. Klicken Sie rechts oben auf den roten Button Vorschau.
  3. Ein neuer Browser-Tab mit der Ansicht des Kundenportals öffnet sich. Sie können die einzelnen Elemente anklicken und ansehen, allerdings keine Änderungen vornehmen.

HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass es sich um eine reine Vorschau des Kundenportals für die entsprechende Liegenschaft handelt. Gegebenenfalls werden nicht sämtliche Inhalte in der Vorschau angezeigt z.B. Dokumente, die mit einer spezifischen Gruppe geteilt wurden.

Bearbeitung von Anliegen/Vorgängen

Registrierte Eigentümer/Mieter können über das Portal Anliegen an Sie melden. Diese werden im Hauptmenüpunkt SmartTask als Vorgänge angezeigt und können dort bearbeitet werden. Sobald eine Anfrage über das casavi Kundenportal eingegangen ist, erhalten Sie zudem eine Benachrichtigung per E-Mail.

  1. Um Details eines Vorgangs einsehen zu können, klicken Sie den Vorgang an. Nun erhalten Sie Informationen zum Melder, zur Meldung und können diese weiter bearbeiten.
  2. Wenn Sie den Vorgang kommentieren, erhält die Person, die diesen gemeldet hat ebenfalls eine Benachrichtigung mit dem neuen Kommentar. So können Sie einfach und bequem mit dem Kunden kommunizieren.
  3. Indem Sie den Status anpassen, erhalten Sie auch kommentarlos die Transparenz zum Kunden aufrecht, da dieser auch über den aktuellen Status informiert wird.
  4. Zur internen Bearbeitung können Sie hier zusätzlich noch den zuständigen Mitarbeiter hinterlegen - so weiß der Kunde auch direkt, wer der zuständige Ansprechpartner für sein Anliegen ist.
  5. Möchten Sie die Bearbeitung in Ihren Akten ablegen, können Sie die gesamte Kommunikation über den Button rechts oben ausdrucken (oder als PDF abspeichern). Allerdings werden sämtliche Vorgänge in casavi abgespeichert und Sie haben bequem jederzeit von überall Zugriff auf sämtliche Kundenanfragen.
  6. Selbst wenn die Anfrage bereits abgeschlossen wurde, können Sie, und auch der Mieter/Eigentümer, diese jederzeit erneut öffnen und haben somit in der Historie die bereits getätigten Maßnahmen und Kommunikationen hinterlegt.

Einladung der Mieter/Eigentümer

Jetzt fehlen nur noch Mieter oder Eigentümer, mit denen Sie online kommunizieren können. Diese können Sie sowohl per E-Mail als auch per Brief einladen. Die verschiedenen Einladungsschritte werden in folgendem Hilfeartikel beschrieben: Mieter und Eigentümer einladen

Glückwunsch! Sie haben damit ein voll funktionsfähiges Kundenportal im Schnelldurchlauf eingerichtet. Falls Sie Interesse an den erweiterten Funktionen von casavi haben - etwa Koordination von externen Dienstleistern, personalisierte Dokumentenbereitstellung, digitaler Hausaushang etc. - melden Sie sich gerne bei uns unter hello@casavi.de

Weiterführende Informationen

Mit den oben beschriebenen Schritten sind Sie in der Lage casavi im Grundumfang bereits aktiv zu nutzen. Darüber hinaus können Sie auch in der Variante CONNECT Easy noch weitere Funktionen einsetzen und Detaileinstellungen vornehmen:

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