Sie haben Ihre Stammdaten bei casavi erfolgreich importiert und Ihren Account auch bereits eingerichtet? Nun möchten Sie Ihre Mieter und Eigentümer zu casavi einladen? Aus bisherigen Erfahrungen empfiehlt es sich dabei, wie folgt vorzugehen: 

  • Einladungscodes erstellen
  • Einladungsbrief erstellen und versenden
  • Einladungs-E-Mail versenden

a) Einladungscodes erstellen

Zu Beginn des Einladungsprozesses werden die Einladungscodes erstellt, mit denen sich die Mieter und Eigentümer bei casavi registrieren können. Hierzu gibt es 2 Möglichkeiten:

1. Möglichkeit: Mehrere Einladungscodes im Admin-Bereich erstellen

  • Schritt 1: Einladungscodes erstellen

Gehen Sie hierfür in den Admin-Bereich in den letzten Punkt Einladungscodes und erstellen Sie die Einladungscodes. Im Punkt Gruppe von Kontakten können Sie dann auswählen, an welche Personengruppe die Einladungscodes rausgeschickt werden sollen. Im Drop-Down-Menü können Sie z.B. zwischen Mieter und Eigentümerentscheiden. 

Möchten Sie nur eine bestimmte Personengruppe aus einer Liegenschaft zu casavi einladen, wählen Sie dafür zusätzlich bei Gruppe von Kontakten die Liegenschaft aus. Dies können Sie, indem Sie links auf das Plus klicken und so das weitere Auswahlkriterium Liegenschaft auswählen. 

  • Schritt 2: Einladungscodes exportieren

Exportieren Sie die Einladungscodes in einer Excel-Tabelle.

2. Möglichkeit: Einladungscodes für einzelne Kontakte erstellen

b) Einladungsbrief erstellen und versenden

  • Schritt 3: Einladung als Serienbrief erstellen

Verwenden Sie unsere Vorlage für Ihren Einladungsbrief (wird Ihnen beim Einrichtungsprozess zur Verfügung gestellt) und erstellen Sie einen Serienbrief z.B. mit Word von Microsoft Office

Eine kurze Anleitung zur Erstellung von Serienbriefen in Word finden Sie hier: 

https://support.office.com/de-de/article/Seriendruck-mithilfe-einer-Excel-Tabelle-858c7d7f-5cc0-4ba1-9a7b-0a948fa3d7d3

  •  Schritt 4: Serienbrief versandfertig machen 

Drucken Sie den Serienbrief aus und bereiten Sie die einzelnen Briefe für den Versand per Post vor.

c) Einladungs-E-Mail versenden

Senden Sie ca. 5 Tage nach Versand Ihres Einladungsbriefs eine Einladung per E-Mail. Dies erhöht die Anmelderate und die Geschwindigkeit der Anmeldung. 

Sie haben bereits die Einladungscodes erstellt und den Einladungsbrief versendet? Nun möchten Sie die Einladung zu casavi auch per E-Mail versenden? Hierfür haben Sie 2 Möglichkeiten:

1. Möglichkeit: Mehrere Einladungs-E-Mails aus dem Administrationsbereich versenden

  • Schritt 1: Klicken Sie im Administrationsbereich auf den Menüpunkt Einladen und anschließend auf den rechten Button Einladungs-E-Mails versenden
  • Schritt 2: Wählen Sie die Kontakte aus, an die Sie die Einladungs-E-Mails versenden möchten. Unterscheiden Sie hierbei folgende Kriterien:- Alle Kontakte, die noch nicht angemeldet sind: liegenschaftsübergreifend- Alle Kontakte, die bisher nicht eingeladen wurden: liegenschaftsübergreifend- Gruppe von Kontakten: Eingrenzung nach Erstellungsdatum, Zuletzt aktualisiert, Liegenschaft und Rolle. Klicken Sie auf den Button Aktualisieren, um zu sehen wie viele Einladungs-E-Mails versendet werden. 
  • Schritt 3: Klicken Sie auf den Button Weiter und dann auf den Button Einladungs-E-Mails versenden
  • Schritt 4: Überprüfen Sie, wie viele Einladungs-E-Mails versendet wurden. 

HINWEIS:
Sollten Sie die Einladungscodes vorher nicht separat erstellt haben, werden mit dem Versenden der Einladungs-E-Mails auch die dazugehörigen Einladungscodes erstellt. Sie können nach dem Versenden der E-Mails dementsprechend auch die Liste mit den dabei erstellten Einladungscodes herunterladen.

2. Möglichkeit: Einladungs-E-Mail für einen einzelnen Kontakt in den Kontaktdetails erstellen

  • Schritt 1: Gehen Sie in den Menüpunkt Kontakte und wählen Sie den gewünschten Kontakt aus. Klicken Sie bei Einladungsstatus auf Einladungscode erstellen bzw. auf E-Mail Einladung versenden, wenn ein Code schon generiert wurde.
  • Schritt 2: Setzen Sie den Haken bei Einladung an [E-Mail-Adresse] und klicken Sie auf Jetzt Einladungscode generieren.

Mit diesem Einladungscode, den der Eigentümer per E-Mail erhält, kann er sich bei casavi registrieren und zugleich seiner Liegenschaft beitreten.

Sobald Sie einen Kontakt eingeladen haben, sehen Sie den Einladungscode in der Übersicht. Sie können die Einladungs-E-Mail über den Button Einladungscode an E-Mail-Adresse versenden auch erneut versenden.

  

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