Es gibt in casavi an mehreren Punkten die Möglichkeit, Ihren Kunden manuell Dokumente zur Verfügung zu stellen.


Inhalt:


Dokumente über Neuer Inhalt

1 - Klicken Sie auf das rote Pluszeichen Neuer Inhalt > es öffnet sich das Dialogfeld

2 - Klicken Sie auf Neue Dokumente > es öffnet sich ein Pop-up-Fenster

3 - Wählen Sie aus, ob Sie Ihre Dokumente mit einer Liegenschaft oder mit einem
Kontakt teilen möchten:

  • Mit Liegenschaften oder Adressen teilen
    Legen Sie im oberen Dropdown-Menü fest, mit welcher/n Liegenschaft/en Sie Ihre
    Dokumente teilen möchten


4 - Klicken Sie auf Dokumente oder Bilder hochladen, um Ihre Dateien
auszuwählen > es erscheinen die Felder zur Konfiguration der Dateien

  • Mit Liegenschaften oder Adressen teilen

  • Mit einem einzelnen Kontakt teilen

  • Titel - benennen Sie das Dokument - dies ändert nicht den Dateinamen!

  • Dokumententyp - legen Sie fest, in welchem Ordner das Dokument im Kundenportal eingeordnet werden soll

  • Geteilt mit / Kontakt - legen Sie fest, welche Kontaktgruppe oder welcher Kontakt auf das Dokument Zugriff erhalten soll

  • Auf alle anwenden - klicken Sie auf den Button mit dem Doppelhaken um
    die Einstellungen für alle Dokumente zu übernehmen, die Sie hier hochladen möchten.

5 - Klicken Sie auf Dokumente bereitstellen, werden die Dokumente im
Kundenportal verfügbar gemacht



Dokumente auf Liegenschaftsebene

1 - Klicken Sie auf Liegenschaften > wählen Sie eine Liegenschaft aus


2 - In der ausgewählten Liegenschaft, klicken Sie oben auf den Reiter Dokumente


3 - Klicken Sie in die große rechteckige Fläche Dokumente oder Bilder hochladen >
es öffnet sich ein Fenster zur Auswahl der Dateien, die Sie hochladen möchten.

4 - Klicken Sie auf Öffnen, um die ausgewählten Dokumente hochzuladen > Ihre
Dokumente werden Ihnen oben angezeigt und Sie können folgende Attribute
festlegen:

  • Titel
    Benennen Sie Ihr Dokument

  • Dokumententyp
    Ordnen Sie das Dokument einer Kategorie zu

  • Geteilt mit
    Legen Sie die Sichtbarkeit des Dokumentes fest
    (Alle Kontakte, Eigentümer, Mieter, Bewohner oder Dienstleitertypen)

Hinweis:
Dokumente, die Sie hier hochladen, können Sie nicht einzelnen
Kontakten zuordnen. Dies geht nur auf der Einheitsebene.
  • Einstellungen übernehmen
    Doppelhaken-Taste (siehe Hinweis)

Hinweis:
Die Schaltfläche mit den zwei Haken gibt Ihnen die Möglichkeit, bei
mehreren Dokumenten, mit einem Klick die eingetragenen Felder für
die restlichen Dokumente zu übernehmen.


5 - Klicken Sie auf Dokumente hochladen, um sie im Kundenportal zu
veröffentlichen > Ihre Dokumente erscheinen nun in der Übersicht


6 - [optional] Bereits veröffentlichte Dokumente können Sie hier bearbeiten oder
löschen. Klicken Sie dazu auf das Bearbeitungssymbol ganz rechts > Ihnen wird
das Bearbeitungsfenster für das Dokument angezeigt

  • Senden an
    Legen Sie fest, in welchen Liegenschaften das Dokument sichtbar sein soll

  • Archivieren
    Checkbox zum Archivieren des Dokumentes

  • Auswahlfeld
    Um eine neue Version des Dokuments hochzuladen, entfernen Sie das alte Dokument und fügen Sie das Neue dann hier ein

  • Titel
    Legen Sie den Namen des Dokumentes fest

  • Dokumententyp
    Ordnen Sie das Dokument einer Kategorie zu

  • Geteilt mit
    Legen Sie die Sichtbarkeit des Dokumentes fest
    (Alle Kontakte, Eigentümer, Mieter, Bewohner oder Dienstleisterytpen)

Hinweis:
Dokumente, die Sie hier hochladen, können Sie nicht einzelnen
Kontakten zuordnen. Dies geht nur auf der Einheitsebene.


7 - [optional] Klicken Sie auf Dokument ändern, um Ihre Einstellungen zu
übernehmen und im Kundenportal zu veröffentlichen.


Dokumente auf Einheitsebene

1 - Klicken Sie auf Liegenschaften > wählen Sie eine Liegenschaft aus


2 - In der ausgewählten Liegenschaft, klicken Sie oben auf den Reiter Einheiten > Sie
gelangen auf die Einheiten-Übersicht der Liegenschaft

3 - Wählen Sie die entsprechende Einheit aus > klicken Sie in der Einheit auf den
Reiter Dokumente

4 - Klicken Sie in die große rechteckige Fläche Dokumente oder Bilder hochladen >
es öffnet sich ein Fenster zur Auswahl der Dateien, die Sie hochladen möchten.


5 - Klicken Sie auf Öffnen, um die ausgewählten Dokumente hochzuladen > Ihre
Dokumente werden Ihnen oben angezeigt und Sie können folgende Attribute
festlegen:

  • Titel
    Benennen Sie Ihr Dokument

  • Dokumententyp
    Ordnen Sie das Dokument einer Kategorie zu

  • Geteilt mit
    Legen Sie die Sichtbarkeit des Dokumentes fest:
    - Alle (aktiven Kontakte, die mit der Einheit verbunden sind),
    - Eigentümer, Mieter, Bewohner oder Dienstleisterytpen (z.B. Beirat) der Einheit
    - einzelner Kontakt

  • Einstellungen übernehmen
    Doppelhaken-Taste (siehe Hinweis)

Hinweis:
Die Schaltfläche mit den zwei Haken gibt Ihnen die Möglichkeit, bei
mehreren Dokumenten, mit einem Klick die eingetragenen Felder für
die restlichen Dokumente zu übernehmen.

6 - Klicken Sie auf Dokument hochladen, um das Dokument in der Einheit zu
veröffentlichen > Ihnen wird die Dokumentenübersicht der Einheit inkl. dem
Dokument angezeigt.

7 - [optional] Bereits veröffentlichte Dokumente können Sie hier bearbeiten oder
löschen. Klicken Sie dazu auf das Bearbeitungssymbol ganz rechts > Ihnen wird
das Bearbeitungsfenster für das Dokument angezeigt

  • Titel
    Benennen Sie Ihr Dokument

  • Dokumententyp
    Ordnen Sie das Dokument einer Kategorie zu

  • Archivieren
    Checkbox zum Archivieren des Dokumentes

  • Auswahlfeld
    Um eine neue Version des Dokuments hochzuladen, entfernen Sie das alte Dokument und fügen Sie das Neue dann hier ein

  • Geteilt mit:

    • Alle

    • Nur intern

    • Dropdown
      zur Bestimmung eines Einzelkontakts oder bestimmten Personenkreises

  • Dokument herunterladen
    Laden Sie das derzeitige Dokument runter


8 - [optional] Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.
Klicken Sie auf Löschen, um das Dokument aus der Einheit zu entfernen.

Hinweis:
Auf Einheitsebene finden Sie auch die Dokumente, die Sie über die
SmartPost im Kundenportal veröffentlicht haben und können diese
ggf. hier wieder entfernen.




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