Es gibt in casavi an mehreren Punkten die Möglichkeit, Ihren Kunden manuell Dokumente zur Verfügung zu stellen.
Inhalt:
Dokumente über Neuer Inhalt
1 - Klicken Sie auf das rote Pluszeichen Neuer Inhalt > es öffnet sich das Dialogfeld
2 - Klicken Sie auf Neue Dokumente > es öffnet sich ein Pop-up-Fenster
3 - Wählen Sie aus, ob Sie Ihre Dokumente mit einer Liegenschaft oder mit einem
Kontakt teilen möchten:
Mit Liegenschaften oder Adressen teilen
Legen Sie im oberen Dropdown-Menü fest, mit welcher/n Liegenschaft/en Sie Ihre
Dokumente teilen möchten
4 - Klicken Sie auf Dokumente oder Bilder hochladen, um Ihre Dateien
auszuwählen > es erscheinen die Felder zur Konfiguration der Dateien
Mit Liegenschaften oder Adressen teilen
Mit einem einzelnen Kontakt teilen
Titel - benennen Sie das Dokument - dies ändert nicht den Dateinamen!
Dokumententyp - legen Sie fest, in welchem Ordner das Dokument im Kundenportal eingeordnet werden soll
Geteilt mit / Kontakt - legen Sie fest, welche Kontaktgruppe oder welcher Kontakt auf das Dokument Zugriff erhalten soll
Auf alle anwenden - klicken Sie auf den Button mit dem Doppelhaken um
die Einstellungen für alle Dokumente zu übernehmen, die Sie hier hochladen möchten.
5 - Klicken Sie auf Dokumente bereitstellen, werden die Dokumente im
Kundenportal verfügbar gemacht
Dokumente auf Liegenschaftsebene
1 - Klicken Sie auf Liegenschaften > wählen Sie eine Liegenschaft aus
2 - In der ausgewählten Liegenschaft, klicken Sie oben auf den Reiter Dokumente
3 - Klicken Sie in die große rechteckige Fläche Dokumente oder Bilder hochladen >
es öffnet sich ein Fenster zur Auswahl der Dateien, die Sie hochladen möchten.
4 - Klicken Sie auf Öffnen, um die ausgewählten Dokumente hochzuladen > Ihre
Dokumente werden Ihnen oben angezeigt und Sie können folgende Attribute
festlegen:
Titel
Benennen Sie Ihr DokumentDokumententyp
Ordnen Sie das Dokument einer Kategorie zuGeteilt mit
Legen Sie die Sichtbarkeit des Dokumentes fest
(Alle Kontakte, Eigentümer, Mieter, Bewohner oder Dienstleitertypen)
Hinweis:
Dokumente, die Sie hier hochladen, können Sie nicht einzelnen
Kontakten zuordnen. Dies geht nur auf der Einheitsebene.
Einstellungen übernehmen
Doppelhaken-Taste (siehe Hinweis)
Hinweis:
Die Schaltfläche mit den zwei Haken gibt Ihnen die Möglichkeit, bei
mehreren Dokumenten, mit einem Klick die eingetragenen Felder für
die restlichen Dokumente zu übernehmen.
5 - Klicken Sie auf Dokumente hochladen, um sie im Kundenportal zu
veröffentlichen > Ihre Dokumente erscheinen nun in der Übersicht
6 - [optional] Bereits veröffentlichte Dokumente können Sie hier bearbeiten oder
löschen. Klicken Sie dazu auf das Bearbeitungssymbol ganz rechts > Ihnen wird
das Bearbeitungsfenster für das Dokument angezeigt
Senden an
Legen Sie fest, in welchen Liegenschaften das Dokument sichtbar sein sollArchivieren
Checkbox zum Archivieren des DokumentesAuswahlfeld
Um eine neue Version des Dokuments hochzuladen, entfernen Sie das alte Dokument und fügen Sie das Neue dann hier einTitel
Legen Sie den Namen des Dokumentes festDokumententyp
Ordnen Sie das Dokument einer Kategorie zuGeteilt mit
Legen Sie die Sichtbarkeit des Dokumentes fest
(Alle Kontakte, Eigentümer, Mieter, Bewohner oder Dienstleisterytpen)
Hinweis:
Dokumente, die Sie hier hochladen, können Sie nicht einzelnen
Kontakten zuordnen. Dies geht nur auf der Einheitsebene.
7 - [optional] Klicken Sie auf Dokument ändern, um Ihre Einstellungen zu
übernehmen und im Kundenportal zu veröffentlichen.
Dokumente auf Einheitsebene
1 - Klicken Sie auf Liegenschaften > wählen Sie eine Liegenschaft aus
2 - In der ausgewählten Liegenschaft, klicken Sie oben auf den Reiter Einheiten > Sie
gelangen auf die Einheiten-Übersicht der Liegenschaft
3 - Wählen Sie die entsprechende Einheit aus > klicken Sie in der Einheit auf den
Reiter Dokumente
4 - Klicken Sie in die große rechteckige Fläche Dokumente oder Bilder hochladen >
es öffnet sich ein Fenster zur Auswahl der Dateien, die Sie hochladen möchten.
5 - Klicken Sie auf Öffnen, um die ausgewählten Dokumente hochzuladen > Ihre
Dokumente werden Ihnen oben angezeigt und Sie können folgende Attribute
festlegen:
Titel
Benennen Sie Ihr Dokument
Dokumententyp
Ordnen Sie das Dokument einer Kategorie zu
Geteilt mit
Legen Sie die Sichtbarkeit des Dokumentes fest:
- Alle (aktiven Kontakte, die mit der Einheit verbunden sind),
- Eigentümer, Mieter, Bewohner oder Dienstleisterytpen (z.B. Beirat) der Einheit
- einzelner Kontakt
Einstellungen übernehmen
Doppelhaken-Taste (siehe Hinweis)
Hinweis:
Die Schaltfläche mit den zwei Haken gibt Ihnen die Möglichkeit, bei
mehreren Dokumenten, mit einem Klick die eingetragenen Felder für
die restlichen Dokumente zu übernehmen.
6 - Klicken Sie auf Dokument hochladen, um das Dokument in der Einheit zu
veröffentlichen > Ihnen wird die Dokumentenübersicht der Einheit inkl. dem
Dokument angezeigt.
7 - [optional] Bereits veröffentlichte Dokumente können Sie hier bearbeiten oder
löschen. Klicken Sie dazu auf das Bearbeitungssymbol ganz rechts > Ihnen wird
das Bearbeitungsfenster für das Dokument angezeigt
Titel
Benennen Sie Ihr DokumentDokumententyp
Ordnen Sie das Dokument einer Kategorie zuArchivieren
Checkbox zum Archivieren des DokumentesAuswahlfeld
Um eine neue Version des Dokuments hochzuladen, entfernen Sie das alte Dokument und fügen Sie das Neue dann hier einGeteilt mit:
Alle
Nur intern
Dropdown
zur Bestimmung eines Einzelkontakts oder bestimmten Personenkreises
Dokument herunterladen
Laden Sie das derzeitige Dokument runter
8 - [optional] Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen.
Klicken Sie auf Löschen, um das Dokument aus der Einheit zu entfernen.
Hinweis:
Auf Einheitsebene finden Sie auch die Dokumente, die Sie über die
SmartPost im Kundenportal veröffentlicht haben und können diese
ggf. hier wieder entfernen.