Sie können aus Ihren Vorgängen der SmartTask heraus, über die Auftragserstellung Ihren Dienstleistern Arbeitsaufträge erteilen & innerhalb der Aufträge mit Ihren Dienstleistern kommunizieren.

Inhalt

SmartTask Auftrag erstellen

1 - Erstellen Sie einen Vorgang oder wählen aus Ihrer Vorgangsübersicht einen
bereits bestehenden Vorgang aus. Die detaillierte Anleitung hierzu finden Sie hier.

2 - Klicken Sie auf Neuer Auftrag > die Vorgangsansicht wechselt zur universellen
Auftragsansicht

3 - [optional] Klicken Sie in das oberste Dropdown Menü > Ihnen werden die zur
Verfügung stehenden Auftragstypen angezeigt

4 - [optional] Wählen Sie aus den angezeigten Auftragstypen den entsprechenden
aus > Ihnen werden die jeweils zugeordneten Dienstleistertypen angezeigt

5 - [optional] Nach der Auswahl, werden die mit dem Dienstleistertypen verknüpften
Dienstleister-Kontakte automatisch in das entsprechende Feld eingefügt.

Hinweis:
Sind mehrere Dienstleister-Kontakte für diese Liegenschaft mit dem
Dienstleistertypen verknüpft, werden alle möglichen Kontakte eingefügt.

Nicht gewünschte Dienstleister können Sie dann entfernen, um den Auftrag
für nur einen Dienstleister zu erstellen.

6 - Die angezeigten Felder in der Auftragsansicht werden entsprechend der zum
Auftragstyp zugehörigen Felder angepasst > füllen Sie alle Felder aus.

Hinweis:
Felder, denen bei der Konfiguration des Auftragstypen eine Datenquelle
zugewiesen wurde, werden automatisch ausgefüllt.

Werden Felder nicht oder falsch ausgefüllt, kontrollieren Sie auf welche
Datenquelle das Feld zugreift, ob der Auftragstyp richtig konfiguriert ist
und ob anzuzeigenden Daten mit dem Feldtypen kompatibel sind.

7 - [optional] Ist der Liegenschaft für einen Auftragstypen nur ein Dienstleister mit der
gewünschten Rolle zugeordnet, wird das Feld Dienstleister mit diesem
automatisch gefüllt. Stehen mehrere Optionen zur Auswahl, wird das Feld mit
allen der Liegenschaft zugewiesen Dienstleister gefüllt.

8 - Klicken Sie auf Absenden, wenn Sie den Auftrag an die oben eingetragenen
Dienstleister abschicken möchten > Ihr(e) Dienstleister erhalten eine E-Mail über
den Auftrag & der Auftrag erscheint im Vorgang


Weitere Funktionen in Aufträgen

a - [optional] In offenen Aufträgen können Sie auch Auftrags intern über das Feld
Auftrag kommentieren mit den involvierten Dienstleistern kommunizieren. Diese
Auftrags interne Kommunikation wird gelb hinterlegt.

Hinweis:
Jeder Kommentar wird als E-Mail an die involvierten Parteien übermittelt.

b - Um einen Auftrag abzuschließen oder zu bearbeiten, klicken Sie im
Auftragsbereich rechts unten auf den kleinen nach unten zeigenden Pfeil.


Wählen Sie im Dropdown-Menü den Punkt Abschließen um den Auftrag end-
gültig zu beenden.


Möchten Sie einen nur bearbeiten, wählen Sie aus dem Dropdown-Menü den
Punkt Bearbeiten aus > Ihnen wird ein Pop-up-Fenster zur Bearbeitung des
entsprechenden Auftrags angezeigt.

Hinweis:
Derzeit ist es nur möglich den Stichtag eines bestehenden Auftrags
nachträglich anzupassen.

Um alle Beteiligten im Auftrag über die Änderung zu informieren, setzen
Sie den Haken im Kästchen: "Geteilt mit"-Kontakte informieren.


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