Auftragstypen helfen Ihnen in Ihren Vorgängen die Auftragserstellung und Erteilung an Ihre Dienstleister zu beschleunigen. Folgen Sie dieser Anleitung um Ihre Auftragstypen zu erstellen und zu konfigurieren.

1 - Klicken Sie auf Administration > in der Sektion SmartTask, klicken Sie auf
Auftragstypen > Sie gelangen auf die Übersicht Ihrer Auftragstypen.

Hinweis:
casavi enthält drei vorkonfigurierte Auftragstypen für Buchhaltung,
Handwerkerauftrag und Schlüsselbestellung.

2 - Klicken Sie rechts oben auf den Knopf Neuer Auftragstyp.

3 - Es wird ein Pop-up-Fenster angezeigt > benennen Sie Ihren neuen Auftragstyp >
klicken Sie auf Erstellen > der neue Auftragstyp erscheint in der Übersicht

4 - Klicken Sie Ihren neuen Auftragstypen um diesen zu konfigurieren > Sie
gelangen auf die Übersicht für diesen Auftragstypen.

5 - Folgende Felder werden Ihnen zur Bearbeitung angezeigt:

  • Name
    Passen Sie den Namen des Auftragstypen an

  • Verantwortlich
    Bestimmen Sie eine Dienstleister-Rolle die automatisch für diesen Auftragstypen zuständig ist.

Hinweis:
Ist ein Dienstleister der entsprechenden Rolle einer Liegenschaft
zugeteilt, wird dieser Dienstleister automatisch ausgefüllt; sind mehrere
Dienstleister mit derselben Rolle belegt, werden alle Dienstleister auto-
matisch bei der Auftragserstellung eingetragen.

  • Neues Feld
    Fügen Sie weitere Felder zum Auftragstyp hinzu.

  • Konfigurieren Sie bereits vorhandene Felder
    Ändern Sie die Datenquelle oder den Feldtypen

  • Löschen
    Löscht diesen Auftragstypen & kann NICHT rückgängig gemacht werden!

6 - [optional] Klicken Sie auf Neues Feld um ein weiteres Feld zum Auftragstypen
hinzuzufügen > es erscheint ein Pop-up-Fenster mit den möglichen Feldtypen
angezeigt

Hinweis:
Vermeiden Sie, Felder mit Funktionen zu belegen, für die diese Feldtypen
nicht ausgelegt sind. Nutzen Sie zum Beispiel ein Textfeld nicht um eine
Datumsangabe abzufragen, sondern den spezifischen Feldtyp Datum.

Zur Verfügung stehende Feldtypen:

  • Textfeld
    Ein einzeiliges Textfeld (akzeptiert nur Texteingabe)

  • Textbox
    Eine mehrzeilige Textbox

  • Zahl
    Zahlenfeld (akzeptiert nur nummerische Eingaben, Dezimalstellen konfigurierbar)

Hinweis:
Nutzen Sie Feldtyp 'Zahl' nur für reine Zahlenwerte und nicht für Eingaben
wie Telefonnummern oder Datumsangaben

  • Checkbox
    Ein Kästchen zum Setzen von Haken

  • Dropdown
    Ein frei konfigurierbares Dropdown-Menü

  • Datum
    Datumsfeld

  • Dokument
    Zum Anhängen von Dokumenten

Hinweis:
Alle genannten Feldtypen können als Pflichtfeld bestimmt werden, in dem
Sie im Pop-up-Fenster zu Konfiguration den Haken im entsprechenden
Kästchen setzen.

7 - Abhängig vom gewählten Feldtypen (siehe oben), werden verschiedene
Optionen zur Konfiguration angezeigt.


Bei der Konfiguration der Feldtypen in Aufträgen haben Sie immer die Möglichkeit festzulegen, aus welcher Datenquelle ein Feld ggf. automatisch Daten ausgefüllt
werden soll.

Beispiel
Um in einem Auftrag die Adresse der betreffenden Liegenschaft automatisch im
Auftrag ausfüllen zu lassen, legen Sie ein Textfeld an und legen dann fest, woher
dieses Feld bei der Auftragserstellung die entsprechenden Daten ziehen soll:

Hinweis:
Pro Auftragstyp kann jede Datenquelle nur einmal verwendet werden. D.h.
keine zwei Felder innerhalb eines Auftragstypen können sich auf dieselbe
Quelle beziehen.

8 - Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie das Feld Ihren Anforderungen entsprechend
konfiguriert haben.

9 - Klicken Sie rechts unten auf Speichern um die Konfiguration des bearbeiteten
Auftragstypen abzuschließen und Ihre Änderungen zu übernehmen.

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