Die Corona-Krise stellt viele Verwaltungen und Wohnungsunternehmen vor große organisatorische Herausforderungen. Sie wollen in dieser Situation schnell und unkompliziert mit Ihren Eigentümern und Mietern kommunizieren und deren Anliegen strukturiert bearbeiten? Ihr Team ist möglicherweise teilweise oder vollständig im Home Office und hat nur bedingt Zugriff auf Ihre regulären Softwaresysteme? Mit casavi CONNECT Easy unterstützen wir Sie, diese Herausforderung zu meistern. Die folgende Anleitung erlaubt Ihnen in nur wenigen Schritten ein operatives Kommunikations-Portal für jede einzelne Ihrer Liegenschaften einzurichten und gleichzeitig eingehende Anliegen effizient und transparent im Team zu bearbeiten - auch von daheim aus. 

Die Grund-Einrichtung dauert weniger als 10 Minuten und setzt kein spezielles technisches Vorwissen voraus. Danach sind Sie in der Lage

  • Bewohner und Eigentümer jeder einzelnen der von Ihnen verwalteten Liegenschaften eine Einladung zu einem gemeinsamen Kommunikations-Portal zu senden
  • über dieses Kommunikations-Portal elektronische Mitteilungen, Termine, Fragen & Antworten, wichtige Ansprechpartner und Dokumente mit einzelnen Liegenschaften oder Ihrem gesamten Portfolio zu teilen
  • Anliegen der Eigentümer und Mieter über eine einfach zu bedienende Vorgangsverwaltung zu erhalten und zu bearbeiten
  • den Bewohner einer Liegenschaft einen Community-Bereich zur gegenseitigen Unterstützung bereitzustellen, der in der aktuellen Situation besonders hohen Nutzen stiftet

WICHTIG: das Kommunikations-Portal ist für die rasche Kommunikation zu operativen Themen ausgelegt und sollte nicht dazu eingesetzt werden, vertrauliche oder personalisierte Dokumente mit den Nutzern zu teilen. Falls Sie Interesse an einer derartigen Nutzung von casavi als WEG- oder Mieter-Portal haben, wenden Sie sich bitte an unser Service-Team.

Aktivierung Ihres casavi CONNECT Easy Zugangs

Sie sollten bereits eine E-Mail vom Absender “casavi Postbote” mit dem Betreff “Einladung zum Serviceportal casavi” erhalten haben. Klicken Sie auf “Jetzt casavi Mitarbeiterkonto einrichten”. Darauf öffnet sich Ihr Standard Web-Browser und Sie müssen ein Passwort vergeben, das ab sofort zusammen mit Ihrer Emailadresse zum Einloggen auf www.mycasavi.com genutzt werden kann.

Wir haben bereits Ihre Unternehmensdaten und - falls online verfügbar - Ihr Unternehmens-Logo inkl. Unternehmensfarben für Sie hinterlegt. Falls Sie diese nachträglich noch anpassen möchten, finden Sie weitere Informationen dazu hier: https://hilfe.mycasavi.com/de-form/articles/2292890-1-a-allgemeine-einstellungen

Anlegen der Liegenschaften

Damit Sie casavi als Kundenportal rasch zur Verfügung stellen können, müssen zunächst alle relevanten Liegenschaften angelegt werden. Nachfolgend erklären wir Ihnen, wie Sie Liegenschaften einzeln manuell anlegen können. Alternativ steht Ihnen auch eine Import Funktion zur Verfügung, mit der Sie mehrere oder auch alle Liegenschaft per Excel Import in casavi einspielen können. Und keine Sorge, Liegenschaften können auch wieder entfernt oder editiert werden, falls Sie sich zum Beispiel vertippt haben.

  1. Klicken Sie zunächst in der Hauptnavigation auf der linken Bildschirmseite auf den Menüpunkt “Liegenschaften”. Daraufhin erscheint eine Auflistung aller Liegenschaft, die zunächst bis auf einen Beispieleintrag (“Robert-Koch-Straße”) leer ist 
  2. Klicken Sie dann auf den türkisen Knopf in der oberen echten Ecke mit der Beschriftung “Neue Liegenschaft”. 
  3. Füllen Sie nur in dem nun erscheinenden Formular zumindest das Feld “Name” mit einer für Sie nachvollziehbaren Bezeichnung der Liegenschaft aus, z.B. der Adresse. 
  4. Um die Liegenschaft nun abzuspeichern, einfach auf “Liegenschaft erstellen” klicken. Falls Sie im nächsten Schritt gleich eine weitere Liegenschaft erstellen möchten, können Sie das Häkchen bei der Checkbox “Weitere Liegenschaft erstellen” setzen, woraufhin sich nach dem Abspeichern erneut das Formular öffnet.

Sehr gut! Sie haben Ihre ersten Liegenschaften erstellt. Prinzipiell ist damit die wichtigste Grundlage gelegt, um im nachfolgend Schritt die Bewohner einzuladen. Optional können Sie die Liegenschaft noch mit weiteren Daten anreichern oder auch ein Liegenschaftsbild hinterlegen, das den Bewohner angezeigt wird.  

Bevor Sie aber Bewohner tatsächlich einladen, sollten Sie die Liegenschaften mit Inhalten befüllen, um von Anfang an Mehrwerte bieten zu können.

Erstellung von Mitteilungen und Terminen

Besonders eignet sich ein Kundenportal zum Teilen von Mitteilungen und Terminen. Das funktioniert auch ganz einfach:

  1. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf der linken Bildschirmseite auf den Menüpunkt “Neuer Inhalt” 
  2. Zunächst wollen wir eine Mitteilung erzeugen. Wählen Sie dazu den Untermenüpunkt “Neue Mitteilung”. Es öffnet sich daraufhin ein Fenster mit der Bezeichnung “Neue Mitteilung” und einigen Formularfeldern.
  3. Im ersten Formularfeld “Senden an” können Sie auswählen, an welche Liegenschaft(en) die Mitteilung versandt werden soll. Sie können einzelne Liegenschaft per Suchfeld auswählen oder auch an alle Liegenschaften versenden. Zum Ausprobieren verwenden Sie am besten die Robert-Koch-Straße.
  4. Geben Sie dann im Feld “Titel” eine passende Überschrift und im Feld “Inhalt” den eigentlichen Mitteilungstext ein. Über das Bedienfeld mit der Büroklammer (links unten) können Sie bei Bedarf auch Dokumente an Mitteilungen heften.
  5. Um die Mitteilung abzusenden, klicken Sie auf “Mitteilung veröffentlichen”. Standardmäßig geht jede Mitteilung automatisch per E-Mail an alle Personen einer Liegenschaft, die sich für das Kundenportal bereits registriert haben. Momentan ist das noch niemand, da Sie sich noch in der Grundeinrichtung befinden und niemanden eingeladen haben. Aber es empfiehlt sich schon erste Mitteilungen zu publizieren, BEVOR die ersten Bewohner eingeladen werden. Ansonsten wäre das Portal zunächst leer. Beispielsweise können Sie eine Willkommensnachricht per Mitteilung an alle Liegenschaft senden

Das Erstellen von Terminen funktioniert auf die gleiche Weise, mit dem Unterschied dass Sie statt “Neue Mitteilung” den Untermenüpunkt “Neuer Termin” wählen müssen und daraufhin termin-bezogene Felder ausfüllen. Wichtig: wenn Sie angemeldete Bewohner auch per E-Mail über den Termin informieren möchten, aktivieren Sie bitte “Empfänger benachrichtigen”. Ansonsten erscheint der Termin zwar im Terminkalender des Portals, es wird aber nicht per E-Mail aktiv darauf hingewiesen.

Bereitstellung von Dokumenten

Sie brauchen einen Ort, um rasch auch größere Mengen an Dokumenten bereitzustellen? In Ihrem Kundenportal lassen sich Dokumente sehr schnell und einfach mit allen Bewohnern teilen:

  1. Klicken Sie zunächst in der entsprechenden Liegenschaft oder Einheit auf den Reiter Dokumente. Dort finden Sie den Bereich Dokumente und Bilder auswählen, über den Sie Dokumente per Klick oder Drag & Drop zum Hochladen auswählen können.
  2. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien beliebiger Dateitypen aus und warten Sie, bis diese hochgeladen wurden. Sie können jederzeit hochgeladene Dokumente wieder entfernen oder neue Dateien durch erneuten Klick auf den Bereich hinzufügen. So können Sie bspw. Dokumente aus verschiedenen Ordnern einfach in einem Vorgang hochladen.
  3. Bevor Sie die Dokumente bereitstellen, können Sie nun für jedes Dokument einzeln den Titel anpassen, den jeweiligen Typ auswählen oder die Empfängergruppen einschränken.
  4. Bestätigen Sie sobald Sie zufrieden sind mit Dokumente hochladen.
  5. Sind die Dokumente für Bewohner (Mieter oder Eigentümer reicht nicht aus) freigegeben worden, erhalten diese (sofern Sie im Portal registriert sind) täglich eine E-Mail mit der Information zu neu eingestellten Dokumenten. Wurde das Dokument nur intern geteilt, haben auch nur Sie intern Zugriff darauf. 

ACHTUNG: Da Sie die Corona Soforthilfe-Variante unseres Portals verwenden, ist nicht möglich individuelle Eigentümer oder Mieter als solche einzuladen. Sie können ausschließlich ein digitales Portal pro Liegenschaft bereitstellen und einen allgemein-gültigen Einladungs-Link vergeben. Das bedeutet, dass jede Person, die diesen Einladungs-Link erhält sich auch registrieren kann. Damit ist nicht sichergestellt, dass keine liegenschaftsfremden Personen Zugriff auf das Liegenschaftsportal haben. Nutzen Sie das Portal daher wie einen digitalen Hausaushang, insbesondere was die Bereitstellung sensibler Dokumente wie Abrechnungen oder Verträge betrifft. Die goldene Regel dabei: wenn man es nicht ausgedruckt im Hausflur aushängen würde, sollte es auch nicht im Portal publiziert werden. Sollten Sie planen auch sensible Informationen zu teilen, kontaktieren Sie uns gerne unter hello@casavi.de    

Vorschau der Kundenportal-Sicht

Es gibt zwei Sichten auf casavi. Jene für Verwalter und jene für Bewohner. Sie selbst arbeiten ausschließlich mit der Verwaltersicht. Falls Sie aber sehen möchten, wie das Kundenportal für Bewohner aussieht, können Sie sich eine Vorschau davon geben lassen:

  1. Gehen Sie im Hauptmenüpunkt Liegenschaften auf die gewünschte Liegenschaft.
  2. Klicken Sie rechts oben auf den roten Button Vorschau.
  3. Ein neuer Browser-Tab mit der Ansicht des Kundenportals öffnet sich. Sie können die einzelnen Elemente anklicken und ansehen, allerdings keine Änderungen vornehmen. 

HINWEIS: Bitte beachten Sie, dass es sich um eine reine Vorschau des Kundenportals für die entsprechende Liegenschaft handelt. Gegebenenfalls werden nicht sämtliche Inhalte in der Vorschau angezeigt z.B. Dokumente, die mit einer spezifischen Gruppe geteilt wurden. 

Bearbeitung von Anliegen/Vorgängen

Registrierte Bewohner können über das Portal Anliegen an Sie melden. Diese werden im Hauptmenüpunkt SmartTask als Vorgänge angezeigt und können dort bearbeitet werden. Sobald eine Anfrage über das casavi Kundenportal eingegangen ist, erhalten Sie zudem eine Benachrichtigung per E-Mail.

  1. Um Details eines Vorgangs einsehen zu können, klicken Sie den Vorgang an. Nun erhalten Sie Informationen zum Melder, zur Meldung und können diese weiter bearbeiten. 
  2. Wenn Sie den Vorgang kommentieren, erhält die Person, die diesen gemeldet hat ebenfalls eine Benachrichtigung mit dem neuen Kommentar. So können Sie einfach und bequem mit dem Kunden kommunizieren. 
  3. Indem Sie den Status anpassen, erhalten Sie auch kommentarlos die Transparenz zum Kunden aufrecht, da dieser auch über den aktuellen Status informiert wird. 
  4. Zur internen Bearbeitung können Sie hier zusätzlich noch den zuständigen Mitarbeiter hinterlegen - so weiß der Kunde auch direkt, wer der zuständige Ansprechpartner für sein Anliegen ist.
  5. Möchten Sie die Bearbeitung in Ihren Akten ablegen, können Sie die gesamte Kommunikation über den Button rechts oben ausdrucken. Allerdings werden sämtliche Vorgänge in casavi abgespeichert und Sie haben bequem jederzeit von überall Zugriff auf sämtliche Kundenanfragen.
  6. Selbst wenn die Anfrage bereits abgeschlossen wurde, können Sie, und auch der Kunde, diese jederzeit erneut öffnen und haben somit in der Historie die bereits getätigten Maßnahmen und Kommunikationen hinterlegt. 

Einladung der Bewohner

Jetzt fehlen nur noch Bewohner, mit denen Sie online kommunizieren können. Diese müssen Sie explizit für jede Liegenschaft einladen:

  1. Navigieren Sie dafür in einer Liegenschaft auf den Menüpunkt Kontakte. 
  2. Klicken Sie im Drop-Down-Menü “Aktion ausführen” auf “Bewohner einladen”. Es öffnet sich ein Fenster mit verschiedenen Anmeldeoptionen, u.a. auch der Anmelde-Link, den Sie manuell an die Bewohner schicken können oder ein QR Code für das Einscannen per Mobiltelefon, perfekt geeignet für einen Hausaushang.
  3. Sollten Sie die Emailadresse der Bewohner haben, können Sie die Option “Einladung via E-mail” nutzen. Tragen Sie die E-Mail-Adressen der Bewohner untereinander in das entsprechende Feld ein (bzw. kopieren Sie diese aus einer externen Liste) und klicken danach einfach auf “Bewohner einladen”. Dadurch wird automatisch eine Einladungs-E-Mail verschickt. Den Text der Einladungsemail können Sie bei Bedarf noch anpassen.

Sobald sich jemand über einen der Einladungswege registriert hat, erscheint diese Person in der Liste der “Kontakte”. Möglicherweise müssen Sie jedoch bei dem Drop-Down-Menü neben dem Suchfeld die Option “Bewohner” auswählen, um die registrierten Bewohner sehen zu können. 

WICHTIG: aus Datenschutzgründen wird nur der bei der Anmeldung gewählte Name, nicht die verwendete Emailadresse angezeigt. Sie können registrierte Bewohner auch manuell entfernen. Eine erneute Anmeldung mit dem Anmelde-Link einer Liegenschaft kann jedoch nicht unterbunden werden.

Glückwunsch! Sie haben damit ein voll funktionsfähiges Kundenportal im Schnelldurchlauf eingerichtet. Falls Sie Interesse an den erweiterten Funktionen von casavi haben - etwa ePost-Versand, Koordination von externen Dienstleistern, personalisierte Dokumentenbereitstellung, etc. - melden Sie sich gerne bei uns unter hello@casavi.de 

Wir wünschen Ihnen alles Gute für die nächsten Wochen und hoffen, dass wir Ihnen und Ihren Kunden mit CONNECT Easy in dieser Zeit etwas unter die Arme greifen können! 

Weiterführende Informationen

Mit den oben beschriebenen Schritten sind Sie in der Lage casavi im Grundumfang bereits aktiv zu nutzen. Darüber hinaus können Sie auch in der Variante CONNECT Easy noch weitere Funktionen einsetzen und Detaileinstellungen vornehmen:

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