In diesem Artikel erklären wir, wie Sie Ihren Mietern vor und nach dem laufenden Vertrag Zugang zum Kundenportal und ausgewählten Inhalten ermöglichen können.
casavi bietet Ihnen die Möglichkeit, Mietern und Eigentümern bereits vor Vertragsstart und nach Vertragsende Zugriff auf Inhalte des Kundenportals wie Vorgänge, Mitteilungen und Dokumente zu geben. Nach der Aktivierung der Funktion ist es möglich, Kontakte auch außerhalb des durch den Vertrag bestimmten, zeitlichen Rahmens einzuladen und Inhalte mit ihnen zu teilen. Im Folgenden wird beschrieben, wie die Aktivierung der Funktion, das Einladen der Kontakte sowie das Teilen von Inhalten abläuft.
Inhalt:
Aktivierung der Funktion
Der Zugriff für Portalnutzer (Mieter und Eigentümer) vor Vertragsstart und nach Vertragsende ist nicht automatisch im casavi Account aktiviert. Die Aktivierung kann im Administrationsbereich auf der neu eingeführten Seite Rollen & Zugriffsrechte im Bereich Kundenportal vorgenommen werden.
1 - klicken Sie auf Administration
2 - klicken Sie im Bereich Kundenportal auf Rollen & Zugriffsrechte
3 - [optional] aktivieren Sie den Schieberegler Vorvertraglicher Zugang
4 - tragen Sie den Zeitraum (in Tagen) ein, in welchem die Kunden
vor Vertragsstart Zugriff auf das Kundenportal und persönlich
geteilte Inhalte erhalten sollen
5 - [optional] aktivieren Sie den Schieberegler Zugang nach Vertragsende
6 - tragen Sie den Zeitraum (in Tagen) ein, in welchem die Kunden
nach Vertragsende Zugriff auf das Kundenportal und persönlich
geteilte Inhalte erhalten sollen
Die Optionen können separat voneinander aktiviert werden. Das bedeutet, dass je nach Bedarf nur jeweils eine der beiden Zugriffsberechtigungen aktiviert werden kann. Beide Optionen können gleichzeitig aktiviert sein.
Hinweis:
Die Aktivierung des Zugangs nach Vertragsende wird sofort wirksam.
Das bedeutet, dass alle Kontakte die im Portal registriert sind
bzw. waren und in den durch das Zeitfenster definierten Rahmen
fallen, unmittelbar wieder Zugriff auf das Kundenportal erhalten.
Dementsprechend müssen für die Aktivierung dieser Option
Portalzugänge aufgewendet werden. Hierfür können zusätzliche
Kosten entstehen.
Einladen der Kontakte
Wenn die entsprechenden Zeiträume in der Administration aktiviert sind, können die Kontakte auch vor Vertragsstart bzw. nach Vertragsende innerhalb der festgelegten Zeiträume eingeladen werden.
Eingeladen werden kann in diesem Fall aus den einzelnen Kontakten heraus und auf Liegenschaftsebene.
Einladen aus einzelnen Kontakten:
1 - öffnen Sie den gewünschten Kontakt
2 - klicken Sie auf Kontakt einladen
3 - [optional] wenn im Kontakt eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, können Sie
diesem direkt eine Einladungs-E-Mail zukommen lassen
Teilen von Inhalten
Alle Inhalte, die direkt mit individuellen Kontakten mit aktivem Vertrag geteilt werden können, können auch für Kontakte vor Vertragsstart und nach Vertragsende bereitgestellt werden. Das bedeutet unter anderem, dass diese Kontakte:
mit SmartTask-Vorgängen verknüpft werden können
Mitteilungen und Termine erhalten können
Dokumente erhalten können (auch SmartPost)
Eine Einschränkung herrscht in Bezug auf gruppenbasiertes Teilen. Wird beispielsweise ein Dokument rollen-basiert mit allen Mietern geteilt, erhalten dieses Dokument nur Mieter mit aktivem Vertrag. Im Umkehrschluss bedeutet das, dass Inhalte nur individuell mit Kontakten geteilt werden können, sofern kein aktiver Vertrag vorliegt. Das Teilen von Dokumenten per SmartPost zählt hierbei als individuelle Bereitstellung, da jeder Kontakt sein eigenes Dokument erhält.
Werden Inhalte mit Kontakten außerhalb des aktiven Vertragszeitraums geteilt, werden diese, genau wie Kontakte mit aktivem Vertrag, darüber benachrichtigt. Benachrichtigungen sind nicht eingeschränkt.