Die SmartPost verfügt über die Möglichkeit zur liegenschaftsübergreifenden Bereitstellung von Dokumenten. Hierbei ist keine Festlegung auf eine einzelne Liegenschaft notwendig. Folglich werden für die Zuweisung von Dokumenten innerhalb der Serienbrieferstellung alle Kontakte des casavi Accounts berücksichtigt.
Die liegenschaftsübergreifende Bereitstellung ermöglicht es dadurch, gleichartige Dokumente an die Kontakte aus mehreren Liegenschaften zu versenden.
Eine rein digitale sowie eine hybride Bereitstellung - digital & postalisch - sind möglich.
1 - klicken Sie auf SmartPost
2 - klicken Sie auf Neuer Serienbrief > legen Sie Titel, Dokumententyp und
Empfängerkreis fest
3 - setzen Sie den Haken beim Punkt Liegenschaftsübergreifender Versand
> das Auswahlfeld der Liegenschaft wird deaktiviert
4 - Das Aufteilen sowie das Zuweisen von Dokumenten geschieht analog
zu der liegenschaftsbezogenen Bereitstellung.
Beachten Sie hierzu diesen Hilfeartikel.
Hinweis:
Im Falle des liegenschaftsübergreifenden Versandes entfallen
Hinweise darüber, dass Kontakten keine Dokumente zugewiesen wurden,
da alle Kontakte des casavi Accounts potenzielle Empfänger sind.
In den meisten Bereitstellungsszenarien werden nicht alle
Kontakte Dokumente erhalten, sodass der Hinweis an Aussagekraft
verliert.
Die Liegenschaft, für die die Kontakte die Seiten bekommen, sehen Sie direkt nach der Zuordnung im rechten Bereich.
Nach der Aufteilung und Zuordnung der Dokumente gelangen Sie auf die Ansicht der erstellten Einzelbriefe. Dort ist jederzeit sichtbar, für welche Liegenschaft und Einheit die Dokumente bereitgestellt werden. Bitte kontrollieren Sie alle Dokumente auf Richtigkeit.
5 - klicken Sie auf Dokumente im Kundenportal freigeben > es erscheint ein Pop-up
6 - [optional] setzen Sie den Haken beim Punkt Empfänger per E-Mail
benachrichtigen > Die registrierten Empfänger werden zusätzlich
zur täglichen Zusammenfassung direkt über die Verfügbarkeit der
neuen Dokumente per E-Mail benachrichtigt.
7 - klicken Sie auf Im Kundenportal freigeben
8 - [optional] setzen Sie die gewünschten Parameter für den Briefversand
und beauftragen Sie diesen, wie ab Punkt 4 dieses Hilfeartikels beschrieben