Welche Funktionalitäten bietet die Meldungsfunktion?
Mit der Meldungsfunktion können Ihre relay Dienstleister direkt Meldungen über relay erstellen und an Sie senden. Diese Funktion kann z.B. für Facility-Manager sinnvoll sein, die darüber Schäden und Anliegen in den Liegenschaften direkt aufnehmen und senden können.
Die Meldungen werden dann in der SmartTask als eigenständiges Ticket erstellt.
Bei Rückfragen können Sie Informationen und Rückfragen mit dem Dienstleister über die SmartTask austauschen, sowie bei Bedarf einen Auftrag generieren.
Konfiguration der Meldefunktion
Zunächst müssen Sie Ihren relay Dienstleistern Zugriff auf die Liegenschaften geben, für die der Dienstleister Meldungen erstellen können soll. Zudem müssen die relevanten Dienstleister einen aktiven relay Account haben.
Dienstleister zu Liegenschaften hinzufügen
Öffnen Sie die "Kontakte" in der linken Seitenleiste in Ihrem casavi Account und suchen Sie anschließend in der Liste nach dem Kontakt (bzw. Dienstleister), welcher Meldungen erstellen können soll.
Auf der Kontaktdetailseite können Sie über den Button „Dienstleister zu Liegenschaften hinzufügen“, entsprechend die Liegenschaften aussuchen, für die der Dienstleister die Meldungsfunktionen nutzen soll.
Beachten Sie: Überprüfen Sie auf der Kontaktdetailseite noch einmal, ob der Dienstleister ein relay Konto hat - andernfalls kann die Funktion nicht genutzt werden.
Nachdem Sie die gewünschten Liegenschaften gewählt und gespeichert haben, muss der Zugriff auf die Liegenschaften noch expliziert gewährt werden.
Klicken Sie den Button "Zugang zu verknüpften Liegenschaften geben". Diesen finden Sie auf derselben Seite in der Sektion "relay - die Dienstleisterplatform von casavi".
relay Ticket Typ erstellen
Damit der Dienstleister eine Meldung erstellen kann, muss zuerst ein relay Ticket Typ erstellt und von Ihnen individuell definiert werden.
Dieser Ticket-Typ und die von Ihnen festgelegten Felder werden vom Dienstleister in relay dazu verwendet, eine Meldung an Sie zu erstellen.
Klicken Sie hierzu im Menü auf „Administration“ und anschließend unter „SmartTask“ auf „Vorgangstypen“.
Hier können Sie einen der vorhandenen Vorgangstypen auswählen oder über „Neuer Vorgangstyp“ einen neuen Vorgangstyp für die Dienstleister-Meldungen aus relay anlegen.
Per Klick auf das Icon neben „Sichtbar in relay für“ können Sie nun Dienstleisterkategorien auswählen, welche diesen Vorgangstyp erstellen können.
Hinweis:
Wählen Sie die Kategorie des Dienstleisters aus, welcher zuvor die
Freigabe für Liegenschaften erhalten hat.
Nach erfolgreichem Bearbeiten müssen Sie auch hier nur noch bestätigen und speichern.
Ihre ausgewählten relay Dienstleister können nun direkt Meldungen über relay erstellen. Diese sind dann als Tickets in Ihrem casavi Portal, in der SmartTask sichtbar und können weiter bearbeitet werden.
Tickets, die auf diesem Weg erstellt wurden, erkennen Sie am relay Logo im Ticket:
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