Sie haben Ihre Stammdaten bereits erfolgreich nach casavi importiert? Nun gab es z.B. mehrere Mieterwechsel und Sie möchten das auch in casavi darstellen? Ihre Stammdaten können Sie jederzeit aktualisieren, indem Sie als Administrator einen neuen Import durchführen. Beim Import zur Aktualisierung sollten Sie Folgendes beachten:

  • Schritt 1: Richtige Import-Datei verwenden

Verwenden Sie für den neuen Import eine Excel-Datei, die sich für die Aktualisierung der Stammdaten eignet. Dabei sollte die Datenstruktur für die 3 Ebenen in casavi (Liegenschaften, Einheiten, Kontakte) und Reihenfolge der Spalten mit den vorherigen Excel-Dateien übereinstimmen. 

  • Schritt 2: Daten richtig eintragen

Tragen Sie in der Excel-Datei Änderungen wie z.B. Mieterwechsel ein, indem Sie die alten Datensätze löschen und durch die neuen ersetzen. Wenn Sie neue Datenbestände haben, tragen Sie diese bitte in zusätzlichen Zeilen ein. Behalten Sie in der Excel-Datei stets auch alle anderen Daten, für die es keine Änderungen gibt. Denn casavi geht für den Datenabgleich beim Import Zeile für Zeile durch.

  • Schritt 3: Datei hochladen

Gehen Sie in den Administrationsbereich in den Punkt Import und laden Sie dort die aktualisierte Excel-Datei hoch. Klicken Sie hierfür in den gestrichelten Bereich oder verschieben Sie die Datei durch Drag-and-Drop. 

  • Schritt 4: Passende Einstellungen auswählen

Die Einstellungen, die Sie für die 5 letzten Importe gemacht haben, werden von casavi gespeichert. Wählen Sie eine Import-Einstellung aus, wenn Sie wissen, dass die bisherige Reihenfolge und Zuweisung der Spalten auch für Ihre aktualisierte Excel-Datei zutrifft. Wählen Sie Keine Einstellungen wiederverwenden, wenn Sie im nächsten Schritt die Spalten nochmals manuell zuweisen möchten.

Klicken Sie die gewünschte Einstellung an und dann rechts unten auf den blauen Button Weiter

  • Schritt 5: Spalten überprüfen

Haben Sie im Schritt vorher eine Einstellung ausgewählt, werden die Spalten automatisch nach diesem Muster zugewiesen. Überprüfen Sie nun in der Übersicht, ob diese Zuweisung dem Inhalt der einzelnen Spalten entspricht. Korrigieren Sie wenn dies nicht der Fall sein sollte und klicken Sie rechts unten auf den blauen Button Weiter.

  • Schritt 6: Import durchführen

Beachten Sie die Details zum Import und überprüfen Sie, ob diese so stimmen. Gehen Sie dabei sicher, dass beim Punkt Bestehende Einträge aktualisieren das Häkchen gesetzt ist und klicken Sie rechts unten auf den blauen Button Importieren.

  • Schritt 7: Aktualisierung überprüfen

Überprüfen Sie noch die abschließende Meldung zum Import und klicken Sie rechts unten auf den blauen Button Schließen.

Gehen Sie auch in den Hauptmenüpunkt Liegenschaften und überprüfen Sie, ob dort die entsprechenden Einheiten und Kontakte richtig aktualisiert wurden.

  • Sonderfall: Aktualisierung wenn Kontakte keine Referenz-ID haben

casavi vergleicht Vorname und Nachname der neu importierten Kontakte bzw. Bezeichnung der Einheiten und Liegenschaften auf Übereinstimmung mit bestehenden Einträgen. Wird eine Übereinstimmung festgestellt, werden nun die sekundären Inhalte verglichen. Dazu gehören E-Mail-Adressen und Kontaktdaten für Kontakte, Adressdaten für Einheiten und Liegenschaften.Stimmen die primären Daten und mindestens eine der sekundären Daten überein (z.B. Vorname, Nachname und Telefonnummer), werden die Daten zusammengefasst.

Beispiel 1:

  • Vorhandener Kontakt: Gudrun Müller, Tel.: 089 1234 5678, E-Mail: gudrun.mueller@freemail.net
  • Neuer Import: Gudrun Müller, Tel.: 089 1234 5678, Handy: 0152 1234 5678, E-Mail: g.mueller@casavi.de
  • Ergebnis: Der vorhandene Kontakt wird aktualisiert, da Name und Telefonnummer übereinstimmen. E-Mail-Adresse und Handynummer werden aus dem neuen Import übernommen.

Beispiel 2:

  • Vorhandener Kontakt: Gudrun Müller, Tel.: 089 1234 5678, E-Mail: gudrun.mueller@freemail.net
  • Neuer Import: Gudrun Müller, Handy: 0152 1234 5678, E-Mail: g.mueller@casavi.de
  • Ergebnis: Der vorhandene Kontakt wird nicht aktualisiert, da nur der Name übereinstimmt, die restlichen Daten jedoch voneinander abweichen. Ein neuer Kontakt wird für Gudrun Müller angelegt, da eine andere Person vermutet wird.

HINWEIS:
Sollte bei der Aktualisierung der Stammdaten etwas nicht geklappt haben und Sie stellen dies erst im Nachhinein fest, kontaktieren Sie das Support Team von casavi unter: support@casavi.de und präzisieren Sie Ihren Fall - am besten mit Screenshots.

(Stand: 05/2019)

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