Sie möchten Ihre Stammdaten aus Ihrem Bestandssystem nach casavi importieren? Voraussetzung für den Import ist, dass diese Daten in einer Excel-Tabelle aufbereitet sind, die sich für den Import nach casavi eignet. Hierbei sollten Sie Folgendes beachten:

  • Schritt 1: Datei-Format auswählen

Die Excel-Tabelle sollte im Datei-Format ".xls", ".xlsx" oder ".csv" (UTF-8 empfohlen) vorliegen. Weitere Informationen zum Speichern einer Excel-Tabelle in diesen Formaten finden Sie unter folgendem Link:
https://support.office.com/de-de/article/Speichern-einer-Arbeitsmappe-in-einem-anderen-Dateiformat-6a16c862-4a36-48f9-a300-c2ca0065286e

  • Schritt 2: Datenstruktur anpassen 

Die Datenstruktur in casavi besteht aus 3 grundlegenden Ebenen, die auch in der Excel-Tabelle als eigene Spalten dargestellt werden müssen. Auch das Vertragsverhältnis muss als weitere Ebene berücksichtigt werden. Nachfolgend sind alle einzelnen Spalten aufgelistet, von denen die Pflichtfelder mit * markiert wurden. 

Ebene der Liegenschaften: 

  • Name der Liegenschaft *
    (ist üblicherweise die Lage des Objekts z.B. Sonnenstraße 33)
  • Referenz-ID der Liegenschaft *
    (wird normalerweise von Ihrem bisherigen System vergeben und entspricht der Objektnummer z.B. S33)
  • PLZ der Liegenschaft
  • Ort der Liegenschaft
  • Land der Liegenschaft
  • Anmerkungen zur Liegenschaft

Ebene der Einheiten:

  • Name der Einheit *
    (ist üblicherweise der Name der Wohnung z.B. Wohnung 02 DG)
  • Referenz-ID der Einheit *
    (wird normalerweise von Ihrem bisherigen System vergeben und entspricht einer Kombination aus Objektnummer und Wohnungsnummer z.B. S33.02)
  • Adresse der Einheit
    (ist geeignet als weitere Info bei mehreren Hauseingängen, z.B. Sonnenstraße 33b)
  • Einheitsnummer (ist üblicherweise die Wohnungsnummer z.B. 02)
  • Anmerkungen zur Einheit

Ebene der Kontakte:

  • Anrede 
  • Titel 
  • Vorname 
  • Nachname * 
  • Referenz-ID des Kontakts *
    (wird normalerweise von Ihrem bisherigen System vergeben und entspricht üblicherweise der Kombination aus Objektnummer, Einheitsnummer und Personennummer des Mieters oder Eigentümers z.B. S33.02.001) 
  • Straße und Hausnummer 
  • PLZ des Kontakts
  • Ort des Kontakts
  • Land des Kontakts
  • Telefon
  • Handy
  • Fax
  • E-Mail *
    (ist wichtig für die Einladung der Kontakte und muss ein gültiges Format haben)
  • Unternehmen
    (ist geeignet wenn der Kontakt auch ein Unternehmen hat z.B. Wasabi GmbH)
  • Unternehmensrolle
    (z.B. Geschäftsführer)
  • Notiz zum Kontakt

Vertrag:

  • Vertragsart *
    (hier kann man nur die beiden Optionen "Mieter" oder Eigentümer" auswählen)
  • Vertragsbeginn
  • Vertragsende
  • Vertragsnummer
    (wird normalerweise von Ihrem bisherigen System vergeben und ist nur bei Bedarf auszufüllen) 

Eine entsprechende Excel-Vorlage mit den einzelnen Spalten wird Ihnen bei der Einrichtung von casavi zum Download zur Verfügung gestellt.

Beispiel: 

  • Schritt 3: Referenz-IDs sorgfältig vergeben

Dank der Referenz-IDs kann casavi eindeutig zuordnen, welche Daten zu welchem Kontakt, welcher Einheit und welcher Liegenschaft gehören. Auch wenn Sie bereits IDs in Ihrem Bestandssystem haben, müssen Sie diese gegebenenfalls noch anpassen. Denn die Referenz-IDs müssen innerhalb der 3 Ebenen individuell und unverwechselbar sein.

Beispiel:

Referenz-ID der Liegenschaft: S33
Referenz-ID der Einheit: S33.02
Referenz-ID des Kontakts: S33.02.001

Sind diese Referenz-IDs bereits innerhalb einer Liegenschaft vergeben worden, können sie auch nicht mehr für weitere Liegenschaften verwendet werden. Nur so kann casavi eine eindeutige Zuordnung Ihrer Stammdaten und eine klare Datenstruktur innerhalb Ihres Accounts gewährleisten.

  • Schritt 4: Sonderfälle berücksichtigen

a) Ein Eigentümer hat mehrere Wohnungen 

Dies bedeutet, dass ein Kontakt mit mehreren Einheiten verknüpft ist. Hier muss jede
weitere Einheit - mit neuem Namen und ID - in einer neuen Zeile aufgelistet werden. Die Daten zur Liegenschaft und zum Kontakt bleiben in der neuen Zeile aber die gleichen. 

b) Mehrere Mieter sind in einer Wohnung

Dies bedeutet, dass eine Einheit mit mehreren Kontakten verknüpft ist. Hier muss jeder weitere Kontakt - mit neuem Namen und ID - in einer neuen Zeile aufgelistet werden. Die Daten zur Liegenschaft und zur Einheit bleiben in der neuen Zeile aber die gleichen.

c) Keine Referenz-IDs für Kontakte vorhanden

Sollten Sie keine Referenz-IDs für Ihre Kontakte haben, vergibt casavi eigene neue Referenz-IDs. Dies bestehen aus einer langen Kombination von Buchstaben und Zahlen. 

Für den Fall, dass ein Eigentümer mehrere Wohnungen hat, kann casavi den Eigentümer nun nicht mehr anhand seiner Referenz-ID eindeutig identifizieren. Stattdessen wird casavi die anderen Daten wie Nachname, Telefon und E-Mail prüfen. Stimmen diese überein, geht casavi vom ein- und denselben Eigentümer aus. Wichtig hierbei ist, dass die Daten zum Eigentümer in jeder Zeile identisch sind - im Inhalt und im Format.

(Stand: 05/2019)

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