Nutzen Sie unsere Vorlage "casavi_Import Beispiel" zur Orientierung: 

https://on.mycasavi.com/2LKFjUu

Zusätzlich finden Sie hier auch eine Blanko-Vorlage, in welche Sie Ihre Daten für den Import eintragen können.

casavi benötigt beim Import eine Reihe an Informationen, welche in der Import-Liste enthalten sein müssen. Diese Bereiche sind in der Vorlage farbig markiert. 

Es gibt eine Reihe von Dingen, die Sie beim Stammdaten-Import beachten sollten:

  • casavi verwendet die Stammdaten aus Ihrem Bestandssystem oder Ihren bestehenden Tabellen, um die Kommunikation mit Ihren Kunden zu erleichtern.
  • Sie können alle notwendigen Daten in einer oder mehr Excel-Dateien hochladen. Es spielt keine Rolle, ob Sie Kontakte, Einheiten und Liegenschaften in verschiedenen oder einer gemeinschaftlichen Liste importieren.
  • Die Dateien müssen dafür entweder im Excel-Format (xls, xlsx, …) oder Text-Format mit Trennzeichen vorliegen (csv, txt, …). Mehr zu diesen Formaten erfahren Sie unter folgendem Link:https://support.office.com/de-de/article/Speichern-einer-Arbeitsmappe-in-einem-anderen-Dateiformat-6a16c862-4a36-48f9-a300-c2ca0065286e
  • casavi importiert nicht nur neue Daten, sondern aktualisiert auch bestehende anhand der mitgegebenen Referenznummer der jeweiligen Kontakte, Liegenschaften oder auch Einheiten. Aktualisierungen der Kontaktdaten oder auch Mieterwechsel können somit ganz einfach abgebildet werden.

Wichtig sind dabei folgende drei Ebenen, welche in einer oder auch mehreren Listen hinterlegt sein können: Liegenschaften, Einheiten sowie Kontakte.

Für Ihre Liegenschaften sollten Sie mindestens folgende Felder importieren:

  • ID - Bei zukünftigen Importen oder automatischer Zuweisung zu einer Einheit wird diese eindeutige Referenznummer wieder verwendet. Diese wird im Normalfall von Ihrem bisherigen System vergeben.
  • Name - Der Name der Liegenschaft ist ein Pflichtfeld.

Für Ihre Einheiten sollten Sie mindestens folgende Felder importieren:

  • ID - Bei zukünftigen Importen oder automatischen Aktualisierungen wird diese eindeutige Referenznummer verwendet.
  • Bezeichnung - Der Name der Einheit ist ein Pflichtfeld.
  • Liegenschafts-ID - Damit Ihre Wohneinheiten der richtigen Liegenschaft zugeordnet sind, muss immer die ID der Liegenschaft angegeben werden.
  • Adresse - Jede Einheit wird außerdem einer Adresse zugeordnet. Dies kann die Straße inklusive Hausnummer sein oder auch einfach eine Hausbezeichnung wie Haus A.

Für Ihre Kontakte sollten Sie mindestens folgende Felder importieren:

  • ID - Bei zukünftigen Importen oder automatischer Zuweisung zu einer Einheit wird diese eindeutige Referenznummer verwendet. Diese wird im Normalfall von Ihrem bisherigen System vergeben. Sollten Sie keine einheitliche ID haben, können Sie auch die Vertragsnummer oder eine Kombination aus verschiedenen Feldern verwenden, die Sie jedoch zuvor in Excel aufbauen müssen.
  • Name - Der Nachname ist Pflichtfeld. Wenn möglich, geben Sie auch den Vornamen an, da dieser in automatisierten Nachrichten verwendet wird.
  • E-Mail - Über die E-Mail-Adressen werden Einladungen automatisiert versandt, weshalb Sie möglichst viele E-Mail-Adressen bereitstellen sollten.

ACHTUNG: Die E-Mail-Adresse muss ein gültiges Format haben, damit die automatischen Einladungen verschickt werden können. Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen in das Feld eintragen oder Leerzeichen/Freitext enthalten ist, wird der Kontakt nicht importiert und nach dem Import ein Fehler angezeigt.

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