In diesem Artikel erklären wir Ihnen die Funktion der Zeiterfassung in SmartTask Vorgängen und wie Sie diese auf Liegenschaftsebene aufrufen können
Hinweis:
Für diese Funktion ist ein Upgrade auf SmartTask Pro erforderlich.
Inhalt
Zeiterfassung im Vorgang
Automatisch erfasst werden folgende Aktivitäten in den Vorgängen:
Erstellung von Kommentaren, internen Notizen, Aufträgen, Befragungen und Versammlungen
Statusänderungen des Vorgangs
Änderungen in den Bereichen Liegenschaft, Anfragesteller, Geteilt mit
Änderungen der Wiedervorlage
Zuweisung des Vorgangs an Mitarbeiter
Änderungen der Priorität des Vorgangs
1 - klicken Sie auf SmartTask > wählen einen beliebigen Vorgang aus der Übersicht
2 - klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil im Bereich Zeiterfassung, um
das Feld zu erweitern
3 - die oben genannten Aktivitäten werden nun in dem Bereich in absteigender
Reihenfolge angezeigt.
4 - [optional] wählen Sie aus dem Dropdown Aktivität hinzufügen... die passende
Aktivität aus, oder tragen Sie einen eigenen Titel ein, um eigene Aktivitäten
hinzuzufügen > tragen Sie optional die Details in das darunter liegende Feld ein
> klicken Sie auf Speichern
5 - [optional] um die Zeit der eigenen Aktivität anzupassen, fahren Sie mit der Maus
über das Zeit-Feld neben dem Dropdown und klicken Sie auf das
Bearbeitungs-Symbol > ändern Sie die Zeit wie gewünscht
6 - [optional] um das Datum der eigenen Aktivität anzupassen, klicken Sie auf das
Kalendersymbol und wählen Sie den gewünschten Tag und die Uhrzeit aus.
Es können hierbei nur Tage bzw. Uhrzeiten nach dem Zeitpunkt der
Vorgangserstellung ausgewählt werden
7 - [optional] um die Zeit der eigenen Aktivität zu pausieren, fahren Sie mit der Maus
über das Zeit-Feld neben dem Dropdown und klicken Sie auf das Pause-Symbol >
wiederholen Sie die Schritte, um die Zeit weiterlaufen zu lassen
8 - [optional] um die Zeit einer der automatisch erfassten Aktivitäten zu ändern,
klicken Sie auf das gewünschte Zeit-Feld und ändern Sie die Zeit wie gewünscht >
klicken Sie auf Speichern
9 - [optional] klicken Sie auf den Export-Button oben rechts im Zeiterfassungsfenster,
um die Zeiten des Vorgangs als csv-Datei zu exportieren
10 - [optional] setzen Sie den Haken bei Abrechenbarer Vorgang, um den Vorgang
entsprechend zu kennzeichnen
Hinweis:
Beim Zusammenführen von Vorgängen wird die erfasste Gesamtzeit
der Untervorgänge in den Sammelvorgang übernommen.
Die Gesamtzeit der Untervorgänge sehen Sie, indem Sie in dem
Sammelvorgang mit der Maus über das i neben der Gesamtzeit fahren.
Anzeige der Zeiterfassung auf Liegenschaftsebene
Auf Liegenschaftsebene können Sie die erfassten Zeiten aller Vorgänge der entsprechenden Liegenschaft in einer Liste aufrufen
1 - klicken Sie auf Liegenschaften
2 - klicken Sie auf die gewünschte Liegenschaft
3 - klicken Sie oben auf den Reiter Zeiterfassung
In dieser Übersicht stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:
klicken Sie auf eine der Vorgangsnummern, um den entsprechenden Vorgang zu öffnen
filtern Sie die Anzeige der Vorgänge für einen gewünschten Zeitraum
sortieren Sie die Liste, indem Sie auf einen der Pfeile in der Überschriftszeile klicken
exportieren Sie diese Ansicht als csv-Datei