Nachdem Sie eine ETV als Entwurf erstellt haben, können Sie diesen Entwurf vor dem finalisieren nochmals kontrollieren und ggf. anpassen oder endgültig als Versammlung abspeichern und dann als Datei herunterladen.


Inhalt


Allgemeine Informationen der Versammlung bearbeiten

1 - Rufen Sie den SmartTask Vorgang auf, in dem sich Ihr Versammlungsentwurf
befindet > klicken Sie im Entwurf rechts oben auf Bearbeiten

2 - Sie gelangen zurück in den Bearbeitungsmodus für diese Versammlung >
Sie haben nun die Möglichkeit, alle Felder, die auch bei der Erstellung der
Versammlung zur Verfügung stehen, zu bearbeiten.

3 - Klicken Sie auf Änderungen speichern, um Ihre Änderungen zu übernehmen >
Sie gelangen zurück in den SmartTask Vorgang.

4 - [optional] Möchten Sie Ihre Änderungen nicht übernehmen, klicken Sie im
Bearbeitungsmodus rechts oben auf Abbrechen > es erscheint der Button
Verwerfen > klicken Sie auf Verwerfen > Sie gelangen zurück in den
SmartTask Vorgang.

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Agendapunkt einer Versammlung bearbeiten

1 - Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol rechts oben in einem
Agendapunkt, um diesen zu bearbeiten.

2 - Es öffnet sich das Bearbeitungsfenster Agendapunkt bearbeiten > Sie können
alle Felder, die Ihnen bereits bei der Erstellung des Agendapunkts zur Verfügung
standen, überarbeiten.

3 - Klicken Sie auf Speichern & Schließen, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

4 - [optional] Klicken Sie unten links auf Löschen > klicken Sie auf Agendapunkt
löschen > dieser Agendapunkt und alle derzeitigen Unterpunkte werden gelöscht.

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Agenda-Unterpunkte erstellen

1 - Bis ein Versammlungsentwurf endgültig finalisiert wurde, können Sie die
Agendapunkt jederzeit beliebig sortieren und ggf. Unterpunkte zu Agenda-
punkten hinzufügen oder entfernen.

Hinweis:
Ist kein externer Anbieter an casavi Meet angeschlossen, ist dies
auch noch nach der Finalisierung möglich.

2 - Legen Sie Ihren Mauszeiger auf die drei horizontalen Striche links oben und halten
Sie die links Maustaste gedrückt:

3 - Sobald der ausgewählte Agendapunkt blau transparent wird, können Sie:

  • ...den Agendapunkt in der Reihenfolge verschieben:

    • ziehen Sie den Agendapunkt an die gewünschte Position

    • lassen Sie die linke Maustaste los

    Hinweis:
    Durch das Verschieben eines Agendapunktes ändert sich die
    dem Agendapunkt vorangestellt Nummer entsprechend der neuen
    Position.


  • ...aus einem Agendapunkt einen Unterpunkt machen:

    • Ziehen Sie den blau transparenten Agendapunkt deutlich nach rechts

    • Der blau markierte Bereich rückt ein


    • Lassen Sie die linke Maustaste los, um den Unterpunkt zu generieren

    Hinweis:
    Unterpunkte können über das Drag&Drop Verfahren jederzeit auch
    wieder zu normalen Agendapunkte gemacht werden.

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Versammlungen finalisieren

1 - Rufen Sie den SmartTask Vorgang auf, in dem sich Ihr Versammlungsentwurf
befindet > klicken Sie im Entwurf links unten auf Entwurf finalisieren

2 - Es wird das Pop-up-Fenster zur Finalisierung Ihrer Versammlung angezeigt:

3 - Kontrollieren Sie alle Angaben > ist der Entwurf der Versammlung gemäß Ihren
Wünschen korrekt erstellt, klicken Sie auf Entwurf finalisieren.

Hinweis:
Ist eine externe Versammlungsplattform wie Vulcavo an casavi Meet
angeschlossen, kann die Finalisierung des Entwurfs nicht mehr
rückgängig gemacht werden!

Enthält Ihre Versammlung einen Fehler, der erst nach der
Finalisierung entdeckt wird, müssen Sie die Versammlung löschen
und neu erstellen.

4 - Wurde der Entwurf finalisiert, gelangen Sie zurück in den Vorgang, der Ihre
Versammlung enthält

Hinweis:
Nutzen Sie Vulcavo nicht, können Sie weiterhin Agendapunkte
hinzufügen oder bearbeiten.

5 - [optional] Klicken Sie oben rechts auf Absagen x > Sie öffnen das Pop-up Fenster
Versammlung absagen > klicken Sie unten rechts auf x Jetzt Absagen

Hinweis:
Sagen Sie eine Versammlung ab, werden die bereits eingeladenen
Teilnehmer NICHT automatisch über die Absage benachrichtigt.
Bitte informieren Sie die Teilnehmer über die Absage separat.

6 - [optional] Klicken Sie auf Download > Sie können sich Ihre Versammlung in drei
Varianten herunterladen:

  • ... Tagesordnung als DOCX - Tagesordnung als Word Dokument herunterladen

  • ... Protokoll als DOCX - Protokoll als Word Dokument herunterladen

  • ... alles inklusive Anhänge als ZIP Datei - die beiden obigen Dokumente &
    alle weiteren Anhänge der Versammlung als ZIP Datei herunterladen

Hinweis:
Die Angaben zu Liegenschaften und die Daten der Versammlung werden
automatisch wie in casavi vorhanden in die Dokumente übernommen.
Sie können die Dokumente nach dem Download noch bearbeiten & ggf.
korrigieren.

7 - [optional] Klicken Sie auf Den Video Link öffnen > Sie werden...

  • ... zu Ihrer Versammlung auf der Plattform Vulcavo geführt. Dies setzt voraus, dass Sie ein Vulcavo-Konto haben & dieses mit casavi verknüpft haben.

  • ... auf die in Ihrer Versammlung eingetragene URL geleitet.

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