In den Vorgängen der SmartTask können Sie einzelne Kommentare explizit mit bestimmten Kontakten teilen, ohne dass diese vorher in Geteilt mit hinzugefügt werden müssen.
1 - Klicken Sie auf SmartTask > wählen Sie sich den gewünschten Vorgang aus
der Übersicht aus.
2 - Klicken Sie in dem Vorgang auf das Pfeil-Symbol des Kommentars, den Sie
teilen möchten:
3 - Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü alle Kontakte aus, die diesen Kommentar
erhalten sollen.
Hinweis:
Es können nur Kontakte ausgewählt werden, die eine E-Mail-Adresse
hinterlegt haben.
- Alle Kontakte werden per E-Mail benachrichtigt.
- Nicht registrierte Kontakte erhalten den Kommentar per E-Mail
ohne weiteren Kontext.
- Registrierten Kontakten wird der Kommentar im Kundenportal
angezeigt, aber nur wenn sie mit der Liegenschaft des Vorgangs
verknüpft sind. Gehören sie der Liegenschaft nicht an, erhalten
sie den Kommentar lediglich per E-Mail.
4 - Klicken Sie auf Teilen, wenn Sie alle gewünschten Kontakte ausgewählte haben >
die im Hinweis aufgeführten Benachrichtigungen werden ausgeführt
5 - Links neben dem Erstellungsdatum des geteilten Kommentars wird Ihnen nun
das Symbol zum Aufrufen der Geteilt mit-Historie dieses Kommentars angezeigt.
6 - [optional] Klicken Sie auf das Symbol der Geteilt mit-Historie > Sie öffnen die
Historie als Pop-up-Fenster.
Hinweis:
Der Farbcode weist auf den Registrierung-Status des Kontaktes hin:
- Grau: Der Kontakt ist nicht registriert.
- Grün: Der Kontakt ist registriert.
7 - [optional] Klicken Sie im Pop-up-Fenster der Geteilt mit-Historie unten links auf
Öffentliche Links verwalten > Sie gelangen auf die Übersichtsseite aller bisher
erstellten öffentlichen Links im Administrationsbereich.
Hinweis:
Dieser Link wird nur Administratoren angezeigt. Wenden Sie sich
ggf. an einen Mitarbeiter mit Administratorrechten, wenn Sie
bestimmte öffentliche Links bearbeiten möchten.
