Um Ihre Vorgänge schnell und effizient bearbeiten und erstellen zu können, können Sie Vorgangstypen erstellen und diese Kategorisieren. So können Sie die angezeigten Felder in einem Vorgang Ihren Bedürfnissen anpassen und Ihre Vorgangstypen übersichtlich verwalten.

Inhalt:

1 - Klicken Sie auf Administration > klicken Sie im Bereich SmartTask
auf Vorgangstypen

2 - Sie gelangen auf die Übersichtsseite zur Verwaltung und Erstellung Ihrer
Vorgangstypen

3 - Im oberen Bereich der Übersicht werden Ihnen Ihre Kategorien zur Organisation
Ihrer Vorgangstypen angezeigt.

4 - Im unteren Bereich der Übersicht werden Ihnen die bereits bestehenden
Vorgangstypen angezeigt

Vorgangskategorien erstellen & bearbeiten

1 - Klicken Sie oben rechts auf Neue Kategorie, um eine neue Kategorie zu erstellen >
es öffnet ein Pop-up-Fenster:

  • Kategorie
    Tragen Sie hier den Namen der Kategorie ein

  • Beschreibung
    Erläutern Sie den Zweck der Kategorie

  • Icon
    Wählen Sie ein Symbol zur Verbildlichung der Kategorie aus

2 - Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie Ihre Kategorie konfiguriert haben > sie
erscheint nun in der Übersichtsanzeige der Vorgangstypen

3 - [optional] Um eine Vorgangskategorie zu bearbeiten oder zu löschen, klicken Sie
auf die entsprechende Kategorie > das Pop-up-Fenster erscheint > nun können
Sie die Kategorie anpassen oder löschen > klicken Sie auf Speichern um Ihre
Änderung zu übernehmen

Hinweis:
Wenn Sie eine Kategorie löschen, bleiben die zugeordneten Vorgangstypen
bestehen. Diese müssen separat gelöscht werden, falls gewünscht.

Vorgangstypen erstellen

1 - Klicken Sie auf Neuer Vorgangstyp > es erscheint das Pop-up-Fenster zur
Konfiguration des neuen Vorgangstypen.

  • Name
    Benennen Sie den Vorgangstypen

  • Kategorie
    Ordnen Sie den Vorgangstypen eine Vorgangskategorie zu

  • Beschreibung
    Erläutern Sie den Zweck des Vorgangstypen

  • Icon
    Wählen Sie ein Symbol zur Verbildlichung des Vorgangstypen aus

2 - Klicken Sie auf Speichern um die Erstellung abzuschließen.

Hinweis:
Wir empfehlen individuell erstellte Vorgangstypen nach der Erstellung mit
der folgenden Anleitung zu konfigurieren, da diese sonst nur einige
Default-Felder enthalten, die evtl. nicht Ihren Anforderungen entsprechen.

Vorgangstypen konfigurieren & bearbeiten

1 - Klicken Sie auf den entsprechenden Vorgangstypen > Sie gelangen zur
Einstellungsansicht für diesen Vorgangstypen

Folgende Felder stehen zur Verfügung:

  • Vorgangstyp
    Name des Vorgangstypen

  • Beschreibung
    Erläuterung des Zwecks des Vorgangstypen

  • Icon
    Symbol zur Verbildlichung des Vorgangstypen

  • Kategorie
    Kategorie in die der Vorgangstyp derzeit eingeordnet ist

  • Mitarbeiterrolle
    Bestimmen Sie, welche Mitarbeiterrollen welche Vorgänge mit diesem Vorgangstypen bearbeiten können

  • Sichtbar im Kundenportal
    Bestimmen Sie, für welche Personenkreise dieser Vorgang im Kundenportal sichtbar ist (Vertragstypen & Dienstleisterrollen)

  • Standard (Checkbox)
    Wird der Haken in der Box gesetzt, wird der Vorgangstyp als der Default-Typ zur Anfragestellung genutzt

2 - Auf die oben genannten Felder folgt die Auflistung der derzeit im Vorgangs-
formular enthaltenen Felder. Diese werden im Kundenportal angezeigt.

3 - [optional] Klicken Sie auf Neues Feld, um ein weiteres Feld hinzuzufügen > es
erscheint ein Pop-up-Fenster, das die hinzufügbaren Feldtypen auflistet

Zur Verfügung stehende Feldtypen:

  • Textfeld
    Ein einzeiliges Textfeld

  • Textbox
    Eine mehrzeilige Textbox

  • Zahl
    Zahlenfeld (akzeptiert nur nummerische Eingaben, Dezimalstellen konfigurierbar)

  • Checkbox
    Ein Kästchen zum Setzen von Haken

  • Dropdown
    Ein frei konfigurierbares Dropdown-Menü

  • Datum
    Datumsfeld

  • Dokument
    Zum Anhängen von Dokumenten

Hinweis:
Alle genannten Feldtypen können als Pflichtfeld bestimmt werden.

4 - [optional] Um bestehende Felder in einem Vorgangstypen zu ändern, klicken Sie
in der entsprechenden Zeile ganz rechts auf das Bearbeitungssymbol > Ihnen
wird das entsprechende Pop-up-Fenster zum Feldtyp (siehe oben) angezeigt

5 - Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie die Bearbeitung des Vorgangstypen
abgeschlossen haben und alle Änderungen übernehmen möchten.

6 - [optional] Löschen:
Löschen kann NICHT rückgängig gemacht werden und entfernt den
Vorgangstypen OHNE WEITERE ABFRAGE!

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