Ein Eigentümer hat beispielsweise mehrere Wohnungen und für jede Wohnung gibt es eine eigene Abrechnung? In der SmartPost erstellt casavi für jede Wohnung einen Einzelbrief, der mit dem E-Post Versand standardmäßig einzeln versendet wird.

Nun haben Sie die Möglichkeit in der SmartPost diese Einzelbriefe, die dem gleichen Kontakt zugeordnet sind, zu einem Gesamtbrief zusammenzufassen. Das heißt der Kontakt bekommt keine Briefe pro Einheit, sondern nur noch einen Gesamtbrief mit den bereitgestellten Dokumenten. So können Sie Porto und Papier einsparen. 

Voraussetzung hierfür ist, dass der Kontakt auch nur einmal für die Liegenschaft existiert, da casavi sich hier an der Kontakt-ID des Empfängers und nicht am Namen etc. orientiert. 

  • Schritt 1:
    Bevor Sie den Briefversand beauftragen, aktivieren Sie die Funktion Füge Briefe zusammen. Diese befindet sich rechts unter der Auswahl der Empfänger. 
  • Schritt 2:
    Nun prüft casavi die Kontakte der Empfänger und fasst die Einzelbriefe zusammen. Dies kann je nach Anzahl der Empfänger und Größe der Dateien einen Moment dauern. Wurden die Briefe zusammengeführt, erhalten Sie einen Hinweis beim jeweiligen Empfänger:

HINWEIS:
Möglicherweise kommen Kontakte über die Schnittstelle mehrfach in casavi an. Bitte überprüfen Sie Ihre Daten und Datenstruktur in Ihrem Bestandssystem. 

(Stand: Dezember 2019)

 

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