Sie haben sich dazu entschieden, Ihre Stammdaten nicht über eine Excel-Datei nach casavi zu importieren, sondern manuell anzulegen? Dies können Sie auch ohne Administrationsrechten vornehmen. Berücksichtigen Sie dabei alle 3 Ebenen in der Datenstruktur von casavi und gehen Sie Ebene für Ebene vor. 

  • Ebene 1: Liegenschaften

Um eine neue Liegenschaft (entspricht dem Objekt) anzulegen, klicken Sie auf den Hauptmenüpunkt Liegenschaften und anschließend rechts oben auf den blauen Button Neue Liegenschaft

Eine neue Ansicht mit den einzelnen Feldern zum Ausfüllen öffnet sich. Tragen Sie die Informationen zur Liegenschaft in die Felder ein und klicken Sie zum Speichern rechts unten auf den blauen Button Liegenschaft erstellen

Wenn Sie keine Referenz-ID der Liegenschaft (i.d.R. die Objektnummer), können Sie das Feld leer lassen und casavi erstellt für Sie eine neue individuelle Referenz-ID. Bitte beachten Sie, diese Referenz-ID auch weiterhin zu verwenden, sollten Sie später aktualisierte Stammdaten über eine Excel-Datei nach casavi importieren. 

Die Liegenschaft wurde nun erfolgreich erstellt. Sie können die Informationen auch noch nachträglich bearbeiten. Klicken Sie hierfür in der Mitte auf den weißen Button Liegenschaft bearbeiten. 

  • Ebene 2: Einheiten

Bevor Sie Einheiten (entspricht den Wohnungen) anlegen können, müssen Sie die Liegenschaft angelegt haben, zu der die Einheiten gehören. 

Gehen Sie in der entsprechenden Liegenschaften auf den Punkt Einheiten oben im Liegenschaftsmenü. Klicken Sie rechts oben auf den blauen Button Neue Einheit

Es öffnet sich eine neue Ansicht mit den einzelnen Feldern zum Ausfüllen. Tragen Sie dort die Informationen zur Einheit ein und klicken Sie anschließend rechts unten auf den blauen Button Einheiten erstellen. Die Informationen werden nun gespeichert. 

Bitte beachten Sie, dass das Feld Adresse ein Drop-Down ist und nur dann Inhalte zur Auswahl anzeigt, wenn Sie zuvor in der Liegenschaft einzelne Adressen hinterlegt haben. Die unterschiedlichen können z.B. die Adressen der Hauseingänge von der Liegenschaft sein. 

Sollten Sie keine Referenz-ID der Einheit (i.d.R. die Kombination aus Objektnummer und Einheitsnummer), können Sie das Feld leer lassen - casavi erstellt dann eine neue individuelle Referenz-ID. Berücksichtigen Sie dabei, diese Referenz-ID auch weiterhin zu verwenden, wenn Sie später eine Excel-Datei zur Stammdaten-Aktualisierung nach casavi importieren möchten.

Sie haben die Einheit nun erfolgreich erstellt. Wenn Sie nachträglich bei den Informationen zur Einheit Änderungen vornehmen möchten, klicken Sie rechts oben auf den weißen Button Bearbeiten

  • Ebene 3: Kontakte

Vor dem Anlegen der Kontakte, sollten die Liegenschaften und Einheiten am besten in casavi bereits vorhanden sein.

Klicken Sie auf den Hauptmenüpunkt Kontakte und anschließend rechts oben auf den blauen Button Neuer Kontakt

Eine neue Ansicht mit den einzelnen Feldern in Form einer digitalen Kundenkartei öffnet sich. Tragen Sie hier die Kontaktdaten zu Ihrem Mieter oder Eigentümer ein.

Verknüpfen Sie dabei auch  die Pflichtfelder Liegenschaft und Einheit, in welcher der Mieter bzw. Eigentümer wohnt. Wählen Sie auch das Pflichtfeld Vertragsart aus: es gibt nur die beiden Optionen Mieter oder Eigentümer. Füllen Sie auch die weiteren optionalen Daten wie Vertragsnummer, Vertragsbeginn und Vertragsende aus.

Nachdem Sie alle Informationen eingetragen haben, klicken Sie rechts unten auf den blauen Button Kontakt erstellen.

Wenn Sie keine Referenz-ID des Kontakts haben, können Sie das Feld leer lassen und casavi erstellt für Sie eine neue individuelle Referenz-ID. Bitte beachten Sie, diese Referenz-ID auch weiterhin zu verwenden, sollten Sie später aktualisierte Stammdaten über eine Excel-Datei nach casavi importieren. 

Möchten Sie nachträglich die Kontaktdetails ändern, klicken Sie rechts oben auf den weißen Button Bearbeiten.

(Stand: 05/2019) 

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