Sie möchten Ihren Mietern und Eigentümern Dokumente oder Bilder zur Verfügung stellen, die im Kundenportal heruntergeladen werden können? Bevor Sie aktiv werden, sollten Sie Folgendes zum Dokumentenmanagement in casavi wissen: 

  • Technische Voraussetzungen: Die Datei sollte in den gängigen Formaten PDF, Word, JPEG oder PNG sein und eine maximale Größe von 50 MB haben. 
  • Art des Dokuments: Die klassische Bereitstellung von Dokumenten schließt Serienbriefe aus. Wenn Sie einen Serienbrief teilen möchten, ist die SmartPost der geeignete Bereich dafür in casavi. 
  • Ebene der Empfänger: Sie können Dokumente mit kompletten Liegenschaften, Adressen, Einheiten, Gruppen oder einzelnen Mietern und Eigentümern teilen. 
  • Information der Empfänger: Die Mieter und Eigentümer werden über ein bereitgestelltes Dokument stets am Folgetag in einer automatischen E-Mail benachrichtigt, die eine Zusammenfassung enthält. 
  • Dokumententyp: Die Dokumententypen sind die benannten Ordner, in denen die Dokumente abgelegt werden. Sie können diese im Administrationsbereich anpassen und dort auch die Hierarchie-Ebenen der Ordner festlegen.

Fallbeispiel 1:
Hausordnung mit einer Liegenschaft teilen

  • Schritt 1: Liegenschaft auswählen

Klicken Sie im Hauptmenüpunkt Liegenschaften auf die gewünschte Liegenschaft z.B. Rosenweg 24

  • Schritt 2: Dokumentenbereich aufrufen

Klicken Sie im Liegenschaftsmenü auf den Punkt Dokumente

  • Schritt 3: Dokument hochladen

Laden Sie das gewünschte Dokument hoch, indem Sie auf den gestrichelten Bereich klicken oder das Dokument durch Drag & Drop hineinziehen. 

  • Schritt 4: Details vervollständigen

Der Titel des Dokuments wird automatisch übernommen, Sie können diesen aber bei Bedarf ändern. Wählen Sie nun den passenden Dokumententyp aus und bei Geteilt mit die Empfänger, mit denen das Dokument geteilt werden soll z.B. Mieter

Klicken Sie dann rechts unten auf den blauen Button Dokument hochladen, um dieses im Kundenportal zu veröffentlichen. 

  • Schritt 5: Dokument aufrufen (optional)

Das Dokument wurde nun erfolgreich hochgeladen und im Ordner mit dem ausgewählten Dokumententyp abgelegt z.B. Objektunterlagen. Dort können Sie nun die Anzahl der Downloads mitverfolgen oder das Dokument bei Bedarf nochmals anpassen. 

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Fallbeispiel 2:
Bedienungsanleitung mit einem Kontakt teilen 

  • Schritt 1: Liegenschaft auswählen

Klicken Sie im Hauptmenüpunkt Liegenschaften auf die gewünschte Liegenschaft z.B. Max-Planck-Straße 12.

  • Schritt 2: Einheit auswählen 

Klicken Sie im Liegenschaftsmenü auf den Punkt Einheiten

Hier sehen Sie nun die einzelnen Einheiten und die dazugehörigen Mieter und Eigentümer. Klicken Sie auf die Einheit, in der ihr Kontakt wohnt, mit dem Sie das Dokument teilen möchten z.B. Wohnung 002

  • Schritt 3: Dokumentenbereich aufrufen

Klicken Sie im Einheitsmenü auf den Punkt Dokumente

  • Schritt 4: Dokument hochladen

Laden Sie nun das gewünschte Dokument hoch, indem Sie auf den gestrichelten Bereich klicken oder das Dokument durch Drag & Drop reinziehen.

  • Schritt 5: Details vervollständigen

Der Titel des Dokuments wird automatisch übernommen, aber Sie können diesen bei Bedarf an dieser Stelle noch ändern. Wählen Sie nun den passenden Dokumententyp aus, z.B. Bedienungsanleitungen, und bei Geteilt mit den Kontakt, der alleinige Ansicht des Dokuments haben soll z.B. Kristina Maiblume

Klicken Sie dann rechts unten auf den blauen Button Dokument hochladen, um dieses nur für den spezifischen Kontakt zu veröffentlichen. 

  • Dokument aufrufen (optional)

Im Nachgang können Sie das veröffentlichte Dokument jederzeit in der Einheit im Punkt Dokumente einsehen und bei Bedarf nochmals anpassen. 

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