Mit casavi können Sie ganz einfach Serienbriefe z.B. Betriebskosten-Abrechnungen den Mietern oder Eigentümern online bereitstellen und damit Aufwand und Versandkosten minimieren. Der bereitgestellte Serienbrief wird dabei automatisch an den richtigen Stellen getrennt und jeder einzelne Brief dem richtigen Kontakt zugeordnet und zur Verfügung gestellt.

Damit casavi Ihren Serienbrief automatisch zuweisen kann, muss der Serienbrief als PDF-Dokument vorliegen - bestehend aus aneinandergereihten Briefen mit postalischer Anschrift. casavi unterstützt dabei sowohl digital erzeugte als auch eingescannte Dokumente. Falls Ihr erzeugter Serienbrief z.B. als Word-Dokument vorliegt, müssen sie diesen nur als PDF abspeichern. 

Wie Sie das mit Microsoft Office machen können, erfahren Sie mit diesem Link:
https://support.office.com/de-de/article/Speichern-einer-Datei-als-PDF-d85416c5-7d77-4fd6-a216-6f4bf7c7c110?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE&fromAR=1

So können Sie einen Serienbrief mit casavi versenden: 

  • Schritt 1: Serienbrief-Funktion starten

Sie haben mehrere Möglichkeiten um einen neuen Serienbrief zu öffnen. 

a) Klicken Sie auf den Menüpunkt SmartPost und dann rechts oben auf den Button Neuer Serienbrief.

b) Klicken Sie auf die Schnell-Funktion Neuer Inhalt und dort auf Neuer Serienbrief.

  •  Schritt 2: Informationen zum Serienbrief vervollständigen

Füllen Sie nun folgende Punkte aus und klicken Sie auf Weiter

  • Titel: Name des Serienbriefs
  • Dokumententyp: Art des Serienbriefs z.B. Abrechnung
  • Liegenschaft: Name der Liegenschaft
  • Gruppen: Empfänger des Serienbriefs 
  •  Schritt 3: PDF-Dokument hochladen

Laden Sie das PDF-Dokument hoch, indem Sie es auswählen oder in das gestrichelte Feld hineinziehen.

  • Schritt 4:  Informationen zum PDF-Dokument vervollständigen

Füllen Sie folgende Punkte aus und klicken Sie auf Weiter:

  • Typ: Ist es ein Serienbrief oder ein Anhang? 
  • Vorlage: Gibt es bei mehreren Dokumenten eine Vorlage für die Zusammenstellung? 
  • Schritt 5: PDF aufteilen

Anhand welcher Eigenschaft soll casavi ihr Seriendokument in Einzeldokumente aufteilen? Diese Aufteilung verbessert die Genauigkeit beim automatischen Zuweisen der Einzeldokumente zu den Empfängern.

Seitenzahl festlegen:
Wählen Sie die Option, wenn die Seitenzahl bei allen Einzelbriefen gleich ist

Merkmal für erste Seite festlegen:
Entscheiden Sie sich hierbei für etwas eindeutiges, was wirklich nur auf der ersten Seite vorkommt.

Um den Serienbrief den Kontakten richtig zuzuordnen, führen Sie nun folgende Schritte aus: 

  • Schritt 6: Kriterien für die Zuordnung auswählen

Wählen Sie die Bereiche, die die Seite einem Kontakt eindeutig zuweisen. Ziehen Sie dazu mit der Maus ein Rechteck auf. Über die Griffe an den Ecken verändern Sie nachträglich die Größe. Durch Klicken und gedrückt halten innerhalb des Rahmens verschieben Sie den Bereich. Legen Sie nun fest, welche Daten Sie in dem Bereich erwarten: Referenz-ID des Kontakts, der Einheit, des Vertrags oder den Namen des Kontaktes. casavi zeigt Ihnen genau an ob der Kontakt identifiziert werden konnte. Drücken Sie auf "Weiter"

  • Schritt 7: Zuordnung prüfen

casavi ordnet nun automatisch die Seiten den richtigen Kontakten zu und zeigt Ihnen anschließend alle Auffälligkeiten wie nicht zugeordnete Seiten oder zu viele bzw. zu wenige Seiten pro Kontakt. 

Sollten nicht alle Seiten zugewiesen werden, können Sie diese manuell zuweisen. Wenn Sie z.B. den Namen des Kontakts für die Zuordnung verwendet haben, überprüfen Sie auf jeden Fall nochmal, um potenzielle Fehler auszuschließen. Klicken Sie hierfür auf das Augen-Symbol. In der Vorschau können Sie den Inhalt des einzelnen Briefe sehen. 

  • Schritt 8: Serienbrief fertigstellen und senden

Sie können nun weitere Dokumente hinzufügen und den Sendeweg des Serienbriefs an die Kontakte bestimmen. Klicken Sie auf "Weiter", dann auf "Dokumente freigeben" und Ihre Kontakte erhalten automatisch die richtigen Dokumente.

Bei dem Serienbrief handelt es sich um ein Dokument, das Sie auf casavi hochgeladen haben. Die Tatsache, dass Dokumente hochgeladen wurden, wird den Online-Nutzern nur in einer E-Mail als tägliche Zusammenfassung am folgenden Tag mitgeteilt. Push-Nachrichten durch die casavi App werden nur gesendet, wenn auch eine E-Mail direkt rausgeht z.B. wenn Sie Mitteilungen schreiben oder Vorgänge bearbeiten.

Wenn Sie einen wichtigen Serienbrief hochgeladen haben, sollten Sie auch zusätzlich in einer Mitteilung auf den Serienbrief hinweisen, der sich im Kundenportal  nun unter "Infos & Dokumente" befindet. 

Stand: 02.07.2019

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