Sie haben z.B. eine Betriebskostenabrechnung als Serienbrief vorliegen und möchten diese Ihren Mietern und Eigentümern online zur Verfügung stellen? Mit casavi können Sie diesen Serienbrief automatisch an den richtigen Stellen auftrennen und jeden einzelnen Brief dem zugehörigen Mieter oder Eigentümer zuordnen. Diese einzelnen Briefe stehen dann im PDF-Format im Kundenportal zum Download bereit. 

Damit casavi den Serienbrief verarbeiten kann, muss dieser als PDF-Datei vorliegen, bestehend aus aneinandergereihten Briefen mit postalischer Anschrift. casavi unterstützt dabei sowohl digital erzeugte als auch eingescannte Dokumente. 

Falls der erzeugte Serienbrief z.B. als Word-Dokument vorliegt, muss dieser nur noch als PDF abgespeichert werden. Wie Sie das mit Microsoft Office machen können, erfahren Sie unter diesem Link:
https://support.office.com/de-de/article/Speichern-einer-Datei-als-PDF-d85416c5-7d77-4fd6-a216-6f4bf7c7c110?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE&fromAR=1


Sie können einen Serienbrief mit casavi folgendermaßen bearbeiten und online bereitstellen:

  • Schritt 1: Serienbrief-Funktion starten

Es gibt 2 Möglichkeiten, um die Serienbrief-Funktion zu starten: 

1) Klicken Sie auf den Menüpunkt SmartPost und dann rechts oben auf den Button Neuer Serienbrief.


2) Klicken Sie links unten auf die Schnell-Funktion Neuer Inhalt und dort auf Neuer Serienbrief.

  •  Schritt 2: Informationen zum Serienbrief vervollständigen

Vervollständigen Sie folgende Informationen und klicken Sie dann auf Weiter

- Titel: Wie soll der Serienbrief und damit auch die späteren einzelnen Briefe heißen?

- Dokumententyp: In welchem Ordner soll der Serienbrief abgelegt werden?

- Liegenschaft: Für welche Liegenschaft ist der Serienbrief gedacht?

- Empfänger: Wer sind die Empfänger des Serienbriefs?

  •  Schritt 3: PDF-Datei hochladen

Laden Sie die PDF-Datei hoch, indem Sie in das gestrichelte Feld hineinklicken und die Datei auswählen oder indem Sie die Datei durch Drag & Drop hineinziehen.

  • Schritt 4: Informationen zur PDF-Datei 

Vervollständigen Sie und klicken Sie auf Weiter:

- Trennung in Einzeldokumente: Aktivieren Sie diese Funktion, wenn es sich um einen Serienbrief handelt, der in einzelne Briefe getrennt werden soll. Deaktivieren Sie diese Funktion, wenn es nur ein Anhang ist, der als Ganzes angehängt wird. 

- Vorlage verwenden: Wählen Sie bei Bedarf eine passende Vorlage für die weitere Aufteilung und Zuordnung aus. Voraussetzung hierbei ist, dass eine solche Vorlage bereits erstellt wurde und zur Auswahl vorliegt. 

  • Schritt 5: PDF-Datei aufteilen

Entscheiden Sie anhand welcher Eigenschaft casavi den Serienbrief in Einzeldokumente aufteilen soll. Diese Aufteilung verbessert die Genauigkeit beim darauffolgenden automatischen Zuweisen der Einzeldokumente zu den Empfängern.

- Seitenzahl festlegen: Legen Sie fest, wie viele Seiten die Einzeldokumente haben, in die das hochgeladene Dokument aufgeteilt werden soll.

- Merkmal für erste Seite festlegen: Legen Sie einen Bereich fest, der ausschließlich auf der ersten Seite des Dokuments vorkommt.

- PDF-Datei nicht aufteilen: Wählen Sie diese Option, wenn keine vorherige Option zutrifft. Bitte beachten Sie, dass dadurch die Empfänger-Zuordnung erschwert wird.

  • Schritt 6: Empfänger zuordnen

Bitte wählen Sie das Kriterium aus, über das Sie die Empfänger zuordnen wollen. Die beste Zuordnung erreichen Sie über ein eindeutiges Kriterium wie die z.B. Referenz-ID. Bei gleichen Namen oder bei Eigentümern mit mehreren Einheiten kann nur damit eine sichere Zuordnung gewährleistet werden.

Markieren Sie einen Bereich, dessen Inhalt den Empfängern zugeordnet werden kann. Durch Klicken und gedrückt halten innerhalb des Rahmens verschieben Sie den Bereich. Markieren Sie den Bereich groß genug, damit auch abweichende Positionierungen auf Folgeseiten erkannt werden.

  • Schritt 7: Zuordnung prüfen

casavi ordnet nun automatisch die Seiten den richtigen Kontakten zu und zeigt Ihnen anschließend alle Auffälligkeiten wie nicht zugeordnete Seiten oder zu viele bzw. zu wenige Seiten pro Kontakt. 

Sollten nicht alle Seiten zugewiesen werden, können Sie diese manuell zuweisen. Wenn Sie z.B. den Namen des Kontakts für die Zuordnung verwendet haben, überprüfen Sie auf jeden Fall nochmal, um potenzielle Fehler auszuschließen. Klicken Sie hierfür auf das Augen-Symbol. In der Vorschau können Sie den Inhalt des einzelnen Briefe sehen. 

  • Schritt 8: Serienbrief fertigstellen und senden

An dieser Stelle erhalten Sie noch einen Überblick darüber wer wie viele Seiten erhält. Klicken Sie auf Weiter, dann auf Dokumente im Kundenportal freigeben.

Entscheiden Sie, ob die Empfänger zusätzlich auch in einer direkten E-Mail über die Bereitstellung eines neuen Serienbriefs informiert werden soll. 

Die Dokumente wurden nun erfolgreich im Kundenportal freigegeben. Sie können in der abschließenden Ansicht anhand des grünen Status erkennen, für welche Mieter oder Eigentümer die einzelnen Briefe nun im Kundenportal zur Verfügung stehen. 

HINWEIS:
Bei dem Serienbrief handelt es sich um ein Dokument, das Sie auf casavi hochgeladen haben. Die Tatsache, dass Dokumente hochgeladen wurden, wird den Mietern oder Eigentümern erst in einer E-Mail als tägliche Zusammenfassung am folgenden Tag mitgeteilt. 

(Stand: 02/2020)

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