Ein Mieter oder Eigentümer hat Ihnen eine neue Anfrage gesendet z.B. eine Schlüsselbestellung. Diese erscheint darufhin in der SmartTask als eigener Vorgang.
Sie möchten nun in diesem Vorgang einen Auftrag an den Schlüsseldienst senden? Und das ohne die Daten zur Schlüsselbestellung nochmals im Auftrag manuell abtippen zu müssen? Erstellen Sie doch einen passenden Auftragstypen.

  • Schritt 1: Vorgangstyp definieren

Gehen Sie im Administrationsbereich auf den Punkt Vorgangstypen und legen Sie den Vorgangstypen fest, der auch Daten für den späteren Auftragstyp liefern soll. 

Beispiel: 

Der Vorgangstyp Schlüsselbestellung enthält bereits verschiedene Felder, die der Mieter oder Eigentümer ausfüllen kann. 

  • Schritt 2: Felder analysieren

Gehen Sie die einzelnen Felder durch und beachten Sie dabei den Namen, den Feldtypen und weitere Optionen als Antwort. Merken Sie sich die einzelnen Felder, denn auf Basis dessen werden Sie im nächsten Schritt den Auftragstypen erstellen. 

Beispiel:

  • Feldtyp: Dropdown
  • Titel: Schlüsseltyp
  • Optionen: Haustür, Wohnungstür, Kellertür, Garagentor
  • Beschreibung: Bitte wählen Sie, welchen Schlüssel Sie benötigen.
  • Pflichtfeld
  • Schritt 3: Auftragsyp erstellen

Gehen Sie im Administrationsbereich auf den Punkt Auftragstypen und klicken Sie rechts oben auf den blauen Button Neuer Auftragstyp. Geben Sie dort den Namen des neuen Auftragstypen ein.

  • Schritt 5: Dienstleistertyp festlegen

Legen Sie fest, welcher Dienstleistertyp diesen Auftrag erhalten soll.

Beispiel:

Wenn in der Liegenschaft, aus der die Schlüsselbestellung stammt, ein Schlüsseldienst hinterlegt ist, bekommt dieser den Auftrag per E-Mail. 

  • Schritt 6: Felder erstellen 

Erstellen Sie nun die Felder für den Auftragstypen.
Dabei können Sie neue Felder erstellen oder Felder, die automatisch aus dem Vorgang übernimmt.
Wenn das Feld automatisch befüllt werden soll, muss es 1 zu 1 dem Feld im Vorgangstyp entsprechen. Beim Punkt Wert kopieren von muss auch das enstrprechende Feld aus dem Vorgangstyp ausgewählt werden. 

Beispiel:

  • Feldtyp: Dropdown
  • Titel: Schlüsseltyp
  • Optionen: Haustür, Wohnungstür, Kellertür, Garagentor
  • Beschreibung: Bitte wählen Sie, welchen Schlüssel Sie benötigen.
  • Pflichtfeld
  • Wert kopieren von: Schlüsseltyp (Schlüsselbestellung)

Vorschau: 

  • Schritt 7: Auftragstyp verwenden

Nun können Sie in einem Vorgang zukünftig den passenden Auftragstyp verwenden. 

Beispiel: 

Im Vorgangstyp Schlüsselbestellung kann nun direkt der Auftragstyp Schlüsselbestellung für den Schlüsseldienst verwendet werden. 

HINWEIS:
Bitte beachten Sie, dass die Werte bei Wert kopieren von nur dann übernommen werden, wenn diese im Vorgang bzw. in anderen Datensätzen vorhanden sind. 

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