Eindeutige Referenznummern (IDs) dienen casavi und anderen Informationssystemen als klarer Indikator, welche Daten zu welchem Kontakt, welcher Einheit oder welcher Liegenschaft gehören und sind vor allem in Kombination mit Schnittstellen zu Drittsystemen unersätzlich. Aber auch wenn Sie im Nachhinein z.B. Telefonnummern zu bestehenden Kontakten hinzufügen wollen, müssen Sie nur eine Excel-Tabelle mit den Kontakt-Referenznummern und den zugehörigen Telefonnummern hochladen und casavi aktualisiert automatisch die Daten.

Auch wenn jedes IT-System solche IDs enthält, sind diese leider nicht immer in Ihren Export-Listen enthalten. Häufig gibt es z.B. keine eindeutige Referenznummer für Wohneinheiten, oder für Kontakte ist nur eine Vertragsnummer gegeben, weshalb jedoch ein Kontakt mehrere Vertragsnummern erhält z.B. eine für die Wohnung und eine für den Tiefgaragen-Stellplatz. Dadurch würde dieser Mieter z.B. 2 Kontakte und somit auch 2 Einladungscodes erhalten, was den Anmeldeprozess verkompliziert.

Um dieses Problem zu umgehen, bietet casavi deshalb die Möglichkeit, Liegenschaften, Einheiten und Kontakte auch vollkommen ohne eindeutige Referenznummer zu importieren. Das funktioniert folgendermaßen:

  1. casavi vergleicht Vorname und Nachname der neu importierten Kontakte bzw. Bezeichnung der Einheiten und Liegenschaften auf Übereinstimmung mit bestehenden Einträgen.
  2. Wird eine Übereinstimmung festgestellt, werden nun die sekundären Inhalte verglichen. Dazu gehören E-Mail-Adressen und Kontaktdaten für Kontakte, Adressdaten für Einheiten und Liegenschaften.
  3. Stimmen die primären Daten und mindestens eine der sekundären Daten überein (bspw. Vorname, Nachname und Telefonnummer), werden die Daten zusammengefasst.

Beispiel 1:

  • Vorhandener Kontakt: Gudrun Müller, Tel.: 089 1234 5678, E-Mail: gudrun.mueller@freemail.net
  • Neuer Import: Gudrun Müller, Tel.: 089 1234 5678, Handy: 0152 1234 5678, E-Mail: g.mueller@casavi.de
  • Ergebnis: Der vorhandene Kontakt wird aktualisiert, da Name und Telefonnummer übereinstimmen. E-Mail-Adresse und Handynummer werden aus dem neuen Import übernommen.

Beispiel 2:

  • Vorhandener Kontakt: Gudrun Müller, Tel.: 089 1234 5678, E-Mail: gudrun.mueller@freemail.net
  • Neuer Import: Gudrun Müller, Handy: 0152 1234 5678, E-Mail: g.mueller@casavi.de
  • Ergebnis: Der vorhandene Kontakt wird nicht aktualisiert, da nur der Name übereinstimmt, die restlichen Daten jedoch voneinander abweichen. Ein neuer Kontakt wird für Gudrun Müller angelegt, da eine andere Person vermutet wird.

Hinweis: Wird ein Kontakt, eine Liegenschaft oder eine Einheit ohne ID importiert, vergibt casavi automatisch eine eigene ID. Diese können Sie bei Bedarf zukünftig für Referenzen zu anderen Systemen verwenden.

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