Ratschläge und Antworten vom casavi-Team

Mit casavi können Sie ganz einfach Serienbriefe wie bspw. Betriebskostenabrechnungen den richtigen Personen automatisiert bereitstellen und damit Aufwand und Portokosten minimieren. Der bereitgestellte Serienbrief wird dabei automatisch an den richtigen Stellen getrennt und jeder einzelne Brief dem richtigen Kontakt zur Verfügung gestellt.

Damit casavi Ihren Serienbrief automatisch zuweisen kann, muss der Serienbrief als PDF-Dokument vorliegen, bestehend aus aneinander gereihten Briefen. Falls Ihr erzeugter Serienbrief bspw. als Word Dokument vorliegt, müssen sie diesen nur als PDF abspeichern. casavi unterstützt dabei sowohl digital erzeugte als auch eingescannte Dokumente.

Um einen Serienbrief hochzuladen, klicken Sie auf den Serienbrief-Schnellzugriff 

 und wählen Sie direkt die zugehörige Liegenschaft sowie einen Titel und natürlich Ihr pdf-Dokument aus.

Um den Serienbrief zuzuordnen, müssen nun folgende Schritte ausgeführt werden:

1. Kriterien auswählen - Wählen Sie den Bereich und die Kriterien aus, nach denen casavi die Seiten zuordnen soll, also bspw. Kundennummer, Einheitsnummer oder auch einfach den Namen.

2. Zuordnen & Überprüfen - casavi ordnet nun automatisch die Kontakte den richtigen Seiten zu und zeigt Ihnen anschließend alle Auffälligkeiten wie nicht zugeordnete Seiten oder zu viele/zu wenige Seiten pro Kontakt. Sollten nicht alle Seiten zugewiesen werden, können Sie sie per Vorschau-Funktion einsehen und manuell zuweisen.

Hinweis: Sollten Sie bspw. den Namen zur Zuordnung verwendet haben, überprüfen Sie auf jeden Fall nochmal die Zuordnung, um potenzielle Fehler auszuschließen.

3. Fertigstellen - Fügen Sie Anhänge hinzu und wählen Sie, ob der Brief nur online oder je nach Präferenz Ihrer Kunden verschickt werden soll. Sobald Sie zufrieden sind, bestätigen Sie durch "Senden" und Ihre Kontakte erhalten automatisch die richtigen Dokumente.

Möchten Sie die richtige Zuordnung nochmal überprüfen, können Sie dies im Dokumentenbereich der einzelnen Einheiten tun. Navigieren Sie dazu einfach zu Ihrer Liegenschaft und wählen Sie die gewünschte Einheit aus. 

Sollten Sie einige Dokumente postalisch versenden müssen, schicken wir Ihnen einen Link zum Download der per Post zu verschickenden Briefe zu.

Hinweis: Senden Sie uns Fragen oder Anmerkungen zum Serienbrief jederzeit an support@casavi.de und wir helfen Ihnen gerne weiter.

  

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