Ratschläge und Antworten vom casavi-Team

Mit casavi können Sie ganz einfach Serienbriefe z.B. Betriebskosten-Abrechnungen den Mietern oder Eigentümern bereitstellen und damit Aufwand und Versandkosten minimieren. Der bereitgestellte Serienbrief wird dabei automatisch an den richtigen Stellen getrennt und jeder einzelne Brief dem richtigen Kontakt zugeordnet und zur Verfügung gestellt.

Damit casavi Ihren Serienbrief automatisch zuweisen kann, muss der Serienbrief als PDF-Dokument vorliegen, bestehend aus aneinandergereihten Briefen mit postalischer Anschrift. casavi unterstützt dabei sowohl digital erzeugte als auch eingescannte Dokumente. Falls Ihr erzeugter Serienbrief z.B. als Word-Dokument vorliegt, müssen sie diesen nur als PDF abspeichern. 

Wie Sie das mit Microsoft Office machen können, erfahren Sie mit diesem Link:
https://support.office.com/de-de/article/Speichern-einer-Datei-als-PDF-d85416c5-7d77-4fd6-a216-6f4bf7c7c110?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE&fromAR=1

So können Sie einen Serienbrief mit casavi versenden: 

1) Serienbrief-Funktion starten: Sie haben mehrere Möglichkeiten um einen neuen Serienbrief zu öffnen. 

a) Klicken Sie auf den Menüpunkt Serienbriefe und dann rechts oben auf den Button Neuer Serienbrief.

b) Klicken Sie auf die Schnell-Funktion Neuer Serienbrief.

2) Informationen zum Serienbrief vervollständigen: Füllen Sie nun folgende Punkte aus und klicken Sie auf Weiter

  • Titel: Name des Serienbriefs
  • Dokumententyp: Art des Serienbriefs z.B. Abrechnung
  • Liegenschaft: Name der Liegenschaft
  • Gruppen: Empfänger des Serienbriefs 

3) PDF-Dokument hochladen: Laden Sie das PDF-Dokument hoch, indem Sie es auswählen oder in das gestrichelte Feld hineinziehen.

4) Informationen zum PDF-Dokument vervollständigen: Füllen Sie folgende Punkte aus und klicken Sie auf Weiter:

  • Typ: Ist es ein Serienbrief oder ein Anhang? 
  • Vorlage: Gibt es bei mehreren Dokumenten eine Vorlage für die Zusammenstellung? 

Um den Serienbrief den Kontakten richtig zuzuordnen, führen Sie nun folgende Schritte aus: 

5) Kriterien für die Zuordnung auswählen: Wählen Sie die Bereiche, die die Seite einem Kontakt eindeutig zuweisen. Ziehen Sie dazu mit der Maus ein Rechteck auf. Über die Griffe an den Ecken verändern Sie nachträglich die Größe. Durch Klicken und gedrückt halten innerhalb des Rahmens verschieben Sie den Bereich. Legen Sie nun fest, welche Daten Sie in dem Bereich erwarten: Referenz-ID des Kontakts, der Einheit, des Vertrags oder den Namen des Kontaktes. Klicken Sie danach auf Prüfen.

6) Kriterien für die Zuordnung überprüfen: Prüfen Sie nun, ob der gewünschte Text innerhalb des Bereichs erkannt wurde und passen Sie Ihren Bereich ggf. an. Klicken Sie abschließend auf Analysieren.

7) Zuordnung zu den Kontakten überprüfen: casavi ordnet nun automatisch die Seiten den richtigen Kontakten zu und zeigt Ihnen anschließend alle Auffälligkeiten wie nicht zugeordnete Seiten oder zu viele bzw. zu wenige Seiten pro Kontakt. 

Sollten nicht alle Seiten zugewiesen werden, können Sie diese manuell zuweisen. Wenn Sie z.B. den Namen des Kontakts für die Zuordnung verwendet haben, überprüfen Sie auf jeden Fall nochmal, um potenzielle Fehler auszuschließen. Klicken Sie hierfür auf das Augen-Symbol. In der Vorschau können Sie den Inhalt des einzelnen Briefe sehen. 

8) Serienbrief fertigstellen und senden: Sie können nun weitere Dokumente hinzufügen und den Sendeweg des Serienbriefs an die Kontakte bestimmen. Klicken Sie auf Weiter, dann auf Dokumente freigeben und Ihre Kontakte erhalten automatisch die richtigen Dokumente.

Möchten Sie die richtige Zuordnung nochmal überprüfen, können Sie dies im Dokumenten-Bereich der einzelnen Einheiten tun. Navigieren Sie dazu einfach zu Ihrer Liegenschaft und wählen Sie die gewünschte Einheit aus. 

Sollten Sie einige Dokumente postalisch versenden müssen, schicken wir Ihnen einen Link zum Download der per Post zu verschickenden Briefe zu.

Möchten Sie einen Serienbrief bestehend aus mehreren Dokumenten und Anhängen versenden? Dieser Hilfe-Beitrag zeigt Ihnen wie das geht:

Haben Sie eine Antwort gefunden?