Sobald ein Kunde im Kundenportal des Messdienstleisters die Beauftragung über die casavi Schnittstelle gebucht hat, wird ihm in casavi die relay Inbox aktiviert.

Die relay Inbox ist rechts oben zu finden. Wenn es neue (also noch nicht weiterverteilte bzw. heruntergeladene) Dokumente in der Inbox gibt ist die relay Inbox mit einem roten Punkt markiert.

In der Inbox befinden sich zwei Tabs: Dokumente und Termine. In dieser Dokumentation fokussieren wir uns auf die Dokumente.

Im Dokumenten-Tab finden wir nun alle Abrechnungsdokumente, die vom Messdienstleister für die gebuchten Liegenschaften übertragen wurden. Hier signalisiert ein roter Punkt hinter der Überschrift, ob dieses Dokument bereits angeschaut bzw. weiterverteilt wurde oder nicht.

Die Abrechnungen liegen sowohl in einzelner Form (siehe Anhänge) vor als auch in einem Gesamtdokument, das zur praktischen Weiterverteilung innerhalb von casavi verwendet werden kann.

Mit einem Klick auf das Dokument (PDF-Icon) kann dieses heruntergeladen und betrachtet werden.

Über das Feature SmartPost kann das Dokument an die Mieter/Eigentümer weiterverteilt werden. Hierzu wird ein neuer Serienbrief erstellt. Nach Eingabe des Titels, des Dokumententyps, der Liegenschaft und der Empfängergruppe über die gewohnte SmartPost Eingabefunktionalität kann ein Gesamt-Dokument aus der relay Inbox hinzugefügt werden. Diese Gesamt-Dokumente enthalten alle Abrechnungsdokumente einer Abrechnungsperiode für eine Liegenschaft.

Über die Schaltfläche “Fügen Sie eine Datei von der relay Inbox hinzu” kann das entsprechende Gesamt-Dokument ausgewählt und hinzugefügt werden.

Anschließend können das korrekte Briefpapier und eine Vorlage ausgewählt werden:

Über die SmartPost kann nun das Gesamt-Dokument, das alle Abrechnungen für eine Liegenschaft enthält, auf die einzelnen Eigentümer (und Mieter) aufgeteilt werden. Dazu können je nach Verfügbarkeit Kriterien wie die Nutzernummer oder der Vor- und Nachname der Eigentümer (oder Mieter) verwendet werden.

Weitere Informationen zum casavi Feature SmartPost können hier gefunden werden.