Sie haben Ihre Stammdaten in einer Excel-Datei vorliegen und für den Import nach casavi entsprechend aufbereitet? Diese können Sie nun über den Administrationsbereich in einem Zug nach casavi importieren. Bitte beachten Sie, dass nur Mitarbeiter mit Administrationsrechten Zugang zur Import-Funktion haben.

Gehen Sie in den Administrationsbereich und klicken Sie auf Import. 

Laden Sie die Excel-Datei von Ihrem lokalen Datenträger nach casavi hoch. Dies können Sie mit einem Klick in den gestrichelten Bereich machen oder durch Drag-and-Drop. Warten Sie, bis die Datei hochgeladen wurde und klicken Sie anschließend rechts unten auf den blauen Button Weiter.

Die einzelnen Spalten in Ihrer Excel-Datei sind nun als Vorschau sichtbar. 

Weisen Sie den Spalten das entsprechende Feld in casavi zu z.B. Name der Liegenschaft. Beachten Sie dabei folgende Besonderheiten:

a) Tabelle enthält Überschriften

Wenn Ihre Excel-Datei in der Zeile 1 nur Überschriften, aber keine richtigen Stammdaten enthält, setzen Sie entsprechend das Häkchen. Somit lässt casavi beim Import diese Zeile außen vor und startet erst ab Zeile 2. 

b) Richtige Ebene auswählen

Die Stammdaten werden in casavi auf 3 unterschiedlichen Ebenen dargestellt: Liegenschaften (entspricht den Objekten), Einheiten (also die Wohnungen) und Kontakte (entweder Mieter oder Eigentümer). Berücksichtigen Sie auch bei der Zuweisung der einzelnen Spalten, auf welcher Ebene Sie sich befinden. Orientieren Sie sich dabei an den fett gedruckten Schlagwörtern.

Zusätzlich gibt es noch den Vertrag als weitere Ebene, die Sie beachten sollten. 

c) Neues Feld erstellen

Wenn Ihre Excel-Datei eine Spalte enthält, für die es noch kein passendes Feld in casavi gibt, können Sie bei der Zuweisung ein weiteres benutzerdefiniertes Feld erstellen. Klicken Sie in der entsprechenden Ebene auf *neues Feld. 

Wählen Sie bei der Erstellung des neuen Feldes zunächst den Feldtyp aus, z.B. Textfeld.

Geben Sie anschließend die Eigenschaften des neuen Feldes ein z.B. Lage der Einheit. Klicken Sie anschließend rechts unten auf den blauen Button Hinzufügen. 

Nun können Sie das neue benutzerdefinierte Feld bei der Zuweisung der Spalten auch auswählen. 

d) Spalten nicht importieren

Wenn Ihre Excel-Datei Spalten enthält, die nicht nach casavi importiert werden sollen, wählen Sie im Dropdown-Menü einfach Nicht importieren aus. casavi wird diese Spalten in der Vorschau nun als hellgrau anzeigen und beim Import nicht mehr berücksichtigen.

e) Falsche Zuweisung korrigieren

Wenn Sie einer Spalte versehentlich ein falsches Feld zugeordnet haben, können Sie dies noch korrigieren. Klicken Sie hierfür auf das X rechts oben und das zugewiesene Feld wird gelöscht. 

Nachdem Sie alle Spalten zugewiesen haben, klicken Sie rechts unten auf den blauen Button Weiter. 

casavi zeigt Ihnen nun im nächsten Schritt genauere Details zum Import. Überprüfen Sie an dieser Stelle, ob die Anzahl der zu importierenden Liegenschaften, Einheiten und Kontakte richtig ist. Beachten Sie auch vorhandene Warnmeldungen z.B. wenn Pflichtfelder fehlen. Korrigieren Sie dann nochmals die Zuweisung der Spalten oder gegebenenfalls die Excel-Datei. 

Beachten Sie auch vorhandene Warnmeldungen, z.B. wenn Pflichtfelder fehlen. Korrigieren Sie dann nochmals die Zuweisung der Spalten oder gegebenenfalls die Excel-Datei. 

Klicken Sie rechts unten auf den blauen Button Importieren. Der Import wird durchgeführt...

casavi zeigt Ihnen nochmals eine abschließende Meldung mit den Importdetails.

Klicken Sie rechts unten auf den blauen Button Schließen.
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Abschließend empfiehlt es sich, nochmal eine stichprobenartige Kontrolle der importierten Stammdaten vorzunehmen. Gehen Sie hierfür am besten in die 3 Ebenen Liegenschaften, Einheiten und Kontakte und machen Sie sich ein Bild davon, ob die Datenstruktur korrekt dargestellt wird. 

HINWEIS:
Sollte beim Import der Stammdaten etwas nicht geklappt haben und Sie stellen dies erst im Nachhinein fest, kontaktieren Sie das Support-Team von casavi unter: support@casavi.de und präzisieren Sie Ihren Fall - am besten mit Screenshots.

(Stand: 02/2020)