Es gibt eine Reihe von Dingen, die Sie beim Stammdaten-Import beachten sollten:

  • casavi verwendet die Stammdaten aus Ihrem Bestandssystem oder Ihren bestehenden Tabellen, um die Kommunikation mit Ihren Kunden zu erleichtern.
  • Sie können alle notwendigen Daten in einer oder mehr Excel-Dateien hochladen. Es spielt keine Rolle, ob Sie Kontakte, Einheiten und Liegenschaften in verschiedenen oder einer gemeinschaftlichen Liste importieren.
  • Die Dateien müssen dafür entweder im Excel-Format (xls, xlsx, …) oder Text-Format mit Trennzeichen vorliegen (csv, txt, …). Mehr zu diesen Formaten erfahren Sie unter folgendem Link:
    https://support.office.com/de-de/article/Speichern-einer-Arbeitsmappe-in-einem-anderen-Dateiformat-6a16c862-4a36-48f9-a300-c2ca0065286e
  • casavi importiert nicht nur neue Daten, sondern aktualisiert auch bestehende anhand der mitgegebenen Referenznummer der jeweiligen Kontakte, Liegenschaften oder auch Einheiten. Aktualisierungen der Kontaktdaten oder auch Mieterwechsel können somit ganz einfach abgebildet werden.

casavi benötigt beim Import eine Reihe an Informationen, welche in der Import-Liste enthalten sein müssen. Wichtig sind dabei folgende drei Ebenen, welche in einer oder auch mehr Listen hinterlegt sein können: Liegenschaften, Einheiten sowie Kontakte.

Im Folgenden erhalten Sie eine Übersicht über die Spalten, die casavi mindestens benötigt:

Ebene der Liegenschaften:

  • Eindeutige Referenznummer der Liegenschaft z.B. 104 (wenn vorhanden)
  • Name der Liegenschaft

Ebene der Einheiten:

  • Eindeutige Referenznummer der Wohneinheit z.B. 104/001 (wenn vorhanden)
  • Bezeichnung
  • (Adresse)

Ebene der Kontakte:

  • Eindeutige Referenznummer des Eigentümers/ Mieters (wenn vorhanden)
  • Nachname
  • Vorname
  • Straße und Hausnummer
  • Postleitzahl und Ort
  • E-Mail-Adresse (wenn vorhanden)
  • Telefonnummer (wenn vorhanden)

Zudem haben Sie noch eine Reihe an weiteren Feldern zur Verfügung. Diese können während des Imports zudem beliebig erweitert werden. Führen Sie casavi also möglichst viele Informationen zu. Dies wird Ihren Arbeitsalltag im Anschluss erleichtern.

NOCHMALS ERKLÄRT: 

Im Administrationsbereich können Sie unter Import sowohl Einheiten, Kontakte als auch Liegenschaften aus Ihrem ERP- oder CRM-System zu casavi übertragen. Dafür ist nur eine Datei im Excel-Format nötig. 

Für Ihre Einheiten sollten Sie mindestens folgende Felder importieren:

  • ID - Bei zukünftigen Imports oder automatischer Aktualisierungen wird diese eindeutige Referenznummer verwendet.
  • Bezeichnung - Der Name der Einheit ist Pflichtfeld.
  • Liegenschafts-ID - Damit Ihre Wohneinheiten der richtigen Liegenschaft zugeordnet sind, muss immer die ID der Liegenschaft angegeben werden.
  • Adresse - Jede Einheit wird außerdem einer Adresse zugeordnet. Dies kann die Straße inklusive Hausnummer sein oder auch einfach eine Hausbezeichnung wie Haus A.

Für Ihre Kontakte sollten Sie mindestens folgende Felder importieren:

  • ID - Bei zukünftigen Imports oder automatischer Zuweisung zu einer Einheit wird diese eindeutige Referenznummer verwendet. Diese wird im Normalfall von Ihrem bisherigen System vergeben. Sollten Sie keine einheitliche ID haben, können Sie auch die Vertragsnummer oder eine Kombination aus verschiedenen Feldern verwenden, die Sie jedoch zuvor in Excel aufbauen müssen.
  • Name - Der Nachname ist Pflichtfeld. Wenn möglich, geben Sie auch den Vornamen an, da dieser in automatisierten Nachrichten verwendet wird.
  • E-Mail - Über die E-Mail-Adressen werden Einladungen automatisiert versandt, weshalb Sie möglichst viele E-Mail-Adressen bereitstellen sollten.

ACHTUNG: Die E-Mail-Adresse muss ein gültiges Format haben, damit die automatischen Einladungen verschickt werden können. Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen in das Feld eintragen oder Leerzeichen/Freitext enthalten ist, wird der Kontakt nicht importiert und nach dem Import ein Fehler angezeigt.

Für Ihre Liegenschaften sollten Sie mindestens folgende Felder importieren:

  • ID - Bei zukünftigen Imports oder automatischer Zuweisung zu einer Einheit wird diese eindeutige Referenznummer verwendet. Diese wird im Normalfall von Ihrem bisherigen System vergeben.
  • Name - Der Name der Liegenschaft ist Pflichtfeld.

Wenn Sie auswählen, dass Sie bestehende Daten aktualisieren möchten, sucht casavi nach bereits existierenden Referenz-IDs in Ihren Liegenschafts-, Einheits- bzw. Kontaktdaten und vergleicht sie mit der Import-Datei. Falls Sie eine eigene Excel-Datei verwenden, können Sie nach dem Upload die Spalten zuordnen.

Sobald Sie alle Spalten ausgewählt haben, die Sie importieren möchten, klicken Sie auf Weiter. Überprüfen Sie nun noch einmal, ob die Anzahl der neuen und aktualisierten Liegenschaften oder Einheiten mit Ihren Erwartungen übereinstimmt und bestätigen Sie den Import. Wie auf dem Screenshot zu sehen, werden Sie vor dem Importieren nochmal gewarnt, sollten Sie Pflichtfelder nicht ausgewählt haben.

Am Ende bekommen Sie eine kurze Rückmeldung, wieviele Einheiten, Kontakte und Liegenschaften importiert bzw. aktualisiert wurden.

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